hoe oud mag een uittreksel kvk zijn bij inschrijving

Hoe oud een KvK-uittreksel mag zijn bij inschrijving

Een oud uittreksel is meestal geen probleem op het moment dat je het opvraagt, maar wél op het moment dat de aanbesteder het beoordeelt. Aanbestedende diensten willen een actuele foto van je bedrijf zien: wie de bestuurders zijn, of de onderneming nog bestaat, en of de gegevens kloppen met wat je verder in je inschrijving opgeeft. Een uittreksel van jaren terug voldoet daaraan doorgaans niet, ook al staat er geen vervaldatum op het document zelf.

De eis rond de leeftijd van het uittreksel staat niet in de Aanbestedingswet 2012 met een concreet aantal dagen of maanden — die wet regelt vooral dat een aanbestedende dienst bewijsstukken mag vragen om de geschiktheid van een inschrijver te toetsen. Hoe recent zo'n bewijsstuk moet zijn, bepaalt de aanbestedende dienst zelf per aanbesteding, en dat staat dan in de aanbestedingsleidraad of het aanbestedingsplatform. Dit is in de praktijk vaak een knock-outeis: is het uittreksel volgens de aanbesteder te oud, dan telt de inschrijving niet mee, zonder dat een sterk plan van aanpak of een scherpe prijs dat kan compenseren. Een specifieke termijn voor een lopende aanbesteding vind je daarom het meest betrouwbaar terug in de leidraad zelf of, bij onduidelijkheid, in de nota van inlichtingen. Meer over hoe lang een uittreksel precies mag meelopen staat bij de geldigheidsduur van bewijzen bij een aanbesteding, en welke andere stukken vaak samen met het uittreksel worden gevraagd staat bij de documenten die bij een inschrijving horen.

Waar dit op gebaseerd is

De Aanbestedingswet 2012 geeft de aanbestedende dienst de ruimte om geschiktheidseisen te stellen en bewijsstukken zoals een KvK-uittreksel op te vragen, maar legt geen vaste geldigheidstermijn vast; PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, licht deze werkwijze toe als voorlichting maar is zelf geen wettekst. Voor de exacte termijn die in een specifieke aanbesteding wordt gehanteerd, blijft de leidraad van die aanbesteding de bron die telt.