ons referentieproject loopt nog mag dat als voorbeeld

Een lopend project mag, als het aan de eis voldoet

Een referentieproject dat nog loopt mag in veel gevallen gewoon genoemd worden, maar of het meetelt hangt af van wat de aanbesteder precies vraagt. In de leidraad staat meestal een concrete eis: bijvoorbeeld dat een project "in de afgelopen jaren is uitgevoerd" of "succesvol is afgerond". Staat er iets als "afgerond" of "opgeleverd", dan is een project dat nog loopt strikt genomen niet wat er gevraagd wordt — ook al gaat het goed en ook al lijkt het qua inhoud een perfect voorbeeld. Staat er "uitgevoerd in de periode X tot heden" of iets vergelijkbaars dat ruimte laat voor doorlopende opdrachten, dan telt een lopend project doorgaans wél mee.

Dit raakt vaak een geschiktheidseis, en dat is een knock-out: voldoet het referentieproject niet aan wat er letterlijk gevraagd wordt, dan valt de inschrijving op dat punt af, zonder dat er ergens anders in het dossier iets tegenover gezet kan worden. Het is dus geen kwestie van "een sterk verhaal erover schrijven maakt het goed" — dat werkt bij een gunningscriterium, waar zwakte op het ene punt gecompenseerd kan worden door sterkte op een ander punt, maar niet bij een eis waar iemand simpelweg wel of niet aan voldoet. Twijfel over hoe een specifieke formulering in een leidraad gelezen moet worden, is precies waarvoor de nota van inlichtingen bestaat: die vraag kan gesteld worden aan de aanbestedende dienst zelf, de enige partij die daar een bindend antwoord op kan geven. Ter voorbereiding is het handig te weten welke bedrijfsgegevens nodig zijn voor aanbestedingen, inclusief de manier waarop referentieprojecten daarin worden vastgelegd, en wat er verder nog gevraagd kan worden bij de documenten die bij een inschrijving horen.

Waarom dit per aanbesteding verschilt

De Aanbestedingswet 2012 schrijft niet voorschrijvend voor hoe een referentie-eis geformuleerd moet worden; dat is aan de aanbestedende dienst, die de eis zelf opstelt in de leidraad. Daardoor is er geen landelijke regel die zegt of een lopend project wel of niet telt — dat volgt uit de exacte tekst van de eis in die ene leidraad. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft voorlichting over hoe zulke eisen doorgaans worden opgesteld en gelezen, maar is geen wet en vervangt niet de tekst van de leidraad zelf.