waarom moet ik een organogram van mijn bedrijf aanleveren bij een aanbesteding

Waarom een organogram vaak wordt gevraagd

Een aanbesteder wil met een organogram zien wie er binnen een bedrijf verantwoordelijk is voor de opdracht, hoe de lijnen lopen tussen directie, uitvoering en eventuele onderaannemers, en of er genoeg mensen en niveaus zijn om het werk uit te voeren. Het is een manier om de organisatie achter de inschrijving te doorgronden zonder dat daarvoor een bedrijfsbezoek nodig is: een schema met vakjes en lijnen vertelt in één oogopslag wie waarover beslist, wie het aanspreekpunt is tijdens de uitvoering, en of de opdracht bijvoorbeeld draait op één persoon of op een team.

Bij opdrachten waar met onderaannemers of een combinatie van bedrijven wordt ingeschreven, is het organogram vaak ook de plek waar die verhouding zichtbaar wordt: welk bedrijf welk deel van het werk doet en hoe de aansturing daarvan is geregeld. Of het organogram een knock-outeis is (aanleveren is verplicht, ontbreken betekent afvallen) of onderdeel van een gunningscriterium (de kwaliteit en logica van de organisatie wegen mee in de score) staat in de leidraad zelf, meestal in het hoofdstuk over de geschiktheidseisen of over het plan van aanpak. Dat onderscheid is precies waarom het overzicht van aan te leveren documenten bij een aanbesteding de moeite waard is om vooraf door te lopen: een organogram dat als knock-out geldt, verdient meer aandacht dan een organogram dat alleen meetelt in de score.

Een organogram staat meestal niet los van de rest van het bedrijfsprofiel. Referentieprojecten, kerncijfers en de namen van sleutelfunctionarissen komen vaak in dezelfde adem terug, en de bedrijfsgegevens die voor aanbestedingen worden gevraagd overlappen daardoor met wat in een organogram staat.

Waar dit uit blijkt: de leidraad, niet de wet

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen vast format voor een organogram voor; de wet regelt het proces van aanbesteden, niet de inhoud van elk bijlage-document. Of, hoe en waarom een organogram wordt gevraagd, bepaalt de aanbestedende dienst zelf in de leidraad van die specifieke opdracht. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, licht dit soort praktijkvragen toe vanuit de inkoperskant, maar ook daar geldt: de leidraad van de aanbesteding zelf, en bij onduidelijkheid de nota van inlichtingen, zijn de plek waar staat wat er precies wordt verwacht en waarom.