document vergeten bij inschrijving nog inleveren

Een vergeten document nasturen kan, maar niet zomaar

Of een document nog nagestuurd mag worden, hangt af van het moment waarop het opvalt en van wat voor document het is. Zolang de inschrijving nog niet is ingediend, is er niets aan de hand: dan is het gewoon een kwestie van het document toevoegen en opnieuw controleren of alles compleet is voordat het pakket de deur uit gaat. Valt het pas op ná het indienen, dan ligt het anders. De aanbestedende dienst kan er dan voor kiezen om een ontbrekend document nog op te vragen — dat heet een verzoek om aanvulling — maar dat is aan de aanbestedende dienst, niet aan de inschrijver. Zelf op eigen initiatief nog iets nasturen na de sluitingsdatum is meestal niet mogelijk.

Belangrijk is het onderscheid tussen wat er ontbreekt. Gaat het om een bewijsstuk dat een geschiktheidseis onderbouwt — bijvoorbeeld een verklaring, een certificaat of een referentie — dan is dat een knock-outdocument: ontbreekt het en wordt het niet (op verzoek) aangevuld, dan valt de inschrijving af, zonder dat daar verder naar gewicht of compensatie wordt gekeken. Gaat het om een onderdeel dat meetelt in de beoordeling, zoals een plan van aanpak, dan werkt dat anders: dat wordt inhoudelijk gewogen, en een gemist onderdeel daarin kan tot puntenverlies leiden, maar dat is geen automatische uitsluiting. Welke documenten precies bij een inschrijving horen en waar ze voor dienen, staat overzichtelijk beschreven bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding.

Waar dit op stoelt: de leidraad en de nota van inlichtingen

De Aanbestedingswet 2012 regelt de aanbestedingsprocedure in Nederland, maar schrijft niet in algemene zin voor of en hoe een ontbrekend document mag worden aangevuld — dat is aan de aanbestedende dienst, en die maakt dat kenbaar in de leidraad van de specifieke aanbesteding. Twijfel over wat er met een concreet ontbrekend document gebeurt, hoort dan ook niet bij een algemene uitleg maar bij de nota van inlichtingen van die aanbesteding: daar kan de vraag gesteld worden aan de enige partij die daar een antwoord op kan geven. Voor achtergrond over hoe aanbestedingsprocedures in Nederland in de praktijk werken, is PIANOo — het Expertisecentrum Aanbesteden — een goede vindplaats. Wie twijfelt of een bewijsstuk nog geldig is op het moment van indienen, vindt meer uitleg bij hoe lang is een KvK-uittreksel geldig bij een aanbesteding.