wie moet er intern akkoord geven voordat de inschrijving wordt verstuurd

Wie er intern akkoord geeft, staat niet in de wet

Wie er binnen een bedrijf toestemming moet geven voordat een inschrijving de deur uitgaat, regelt de Aanbestedingswet 2012 niet. Dat is een interne kwestie: de aanbestedende dienst kijkt alleen naar wat er binnenkomt, en naar wie het namens het bedrijf heeft ingediend en ondertekend. Wie daarvóór nog langs de directeur, de vennoot, de compliance-afdeling of de boekhouding moest, is voor de beoordelaar niet zichtbaar en ook niet relevant.

Dat betekent niet dat het geen aandacht verdient — juist omdat er niemand van buiten op let, moet een bedrijf dat zelf organiseren. Bij een eenmanszaak of een kleine BV is dat vaak één persoon die alles overziet. Bij grotere bedrijven, of bij inschrijvingen met een combinatie van partners, ligt dat anders: daar is het verstandig om vooraf vast te leggen wie de inhoud goedkeurt, wie de prijs bepaalt en wie uiteindelijk op de knop drukt. Dat laatste gebeurt met het eigen inlogmiddel van het bedrijf op het platform waar de aanbesteding loopt — zie via welke platforms aanbestedingen in Nederland lopen voor een overzicht daarvan. Dat inloggen kan niet door een derde namens het bedrijf worden gedaan; wie ondertekent en indient, doet dat onder zijn eigen naam en verantwoordelijkheid.

Dit raakt geen geschiktheidseis en geen gunningscriterium — het interne akkoord telt niet mee in de beoordeling. Wat wél telt, is of het dossier compleet, juist en op tijd binnenkomt. Een interne goedkeuringsronde die te lang duurt, is daarom vooral een risico voor de eigen planning. Wie dat vlak voor de deadline nog moet regelen, loopt het risico dat de laatste controle — zie waar op te letten voordat de inschrijving wordt ingediend — onder tijdsdruk gebeurt, met alle kans op fouten die daarbij horen.

Geen bron regelt dit, want het ligt buiten de aanbesteding

De Aanbestedingswet 2012 en de toelichting van PIANOo gaan over de verhouding tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver, niet over de interne organisatie van een bedrijf. TenderNed vraagt bij het indienen om een handtekening en een inlogmiddel van degene die namens het bedrijf indient, maar wie dat binnen het bedrijf mag zijn en wie daaraan voorafgaand akkoord moet geven, is aan het bedrijf zelf. Er is dus geen wettelijke of platformregel die hier iets over voorschrijft — het is een organisatorische keuze, niet een indieningsvereiste.