aanbesteding tegenstrijdige eisen in het document

Tegenstrijdige eisen in de leidraad: eerst navragen, niet zelf kiezen

Wie twee elkaar tegensprekende eisen in een leidraad tegenkomt, kan dat het beste laten weten aan de aanbestedende dienst via de nota van inlichtingen, en niet zelf beslissen welke van de twee eisen "de echte" is. Aanbestedende diensten stellen de leidraad op en zijn ook degenen die hem mogen verduidelijken; een inschrijver die zelf een keuze maakt tussen twee botsende teksten, loopt het risico dat de gekozen lezing achteraf niet de juiste blijkt. Vrijwel elke aanbesteding kent een vaste vraagronde waarin dit soort onduidelijkheden gemeld wordt, en het antwoord dat daarop komt, telt voor iedereen die inschrijft — dus ook voor de inschrijvers die de vraag niet zelf gesteld hebben.

Belangrijk om eerst te bepalen: gaat de tegenstrijdigheid over een knock-outeis of over een gunningscriterium? Bij een knock-outeis — bijvoorbeeld een minimale omzet, een verplicht certificaat of een referentie-eis — is de tegenstrijdigheid direct relevant, want haal je de eis niet zoals die uiteindelijk bedoeld is, dan val je af, zonder dat een sterk plan van aanpak dat kan compenseren. Bij een gunningscriterium ligt dat anders: een onduidelijke formulering in de beoordeling van bijvoorbeeld duurzaamheid of aanpak raakt de score, niet de toelating. Het is dus zaak om bij het signaleren van de tegenstrijdigheid meteen te benoemen om welk type eis het gaat — dat bepaalt hoe zwaar de onduidelijkheid weegt en hoe dringend een antwoord nodig is voor het opstellen van de documenten die bij een inschrijving horen.

Waar de nota van inlichtingen vandaan komt

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond aanbestedingen, waaronder de mogelijkheid voor inschrijvers om vragen te stellen over de leidraad; PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, licht in zijn voorlichting toe hoe een nota van inlichtingen in de praktijk werkt en waarom die er is: om onduidelijkheden en tegenstrijdigheden vóór de inschrijving recht te trekken, zodat alle inschrijvers met dezelfde informatie werken. Voor de precieze formulering van een vraag over een tegenstrijdige eis, en voor de vraag of die ook raakt aan gevraagde bewijsstukken zoals verklaringen die een aanbesteder standaard opvraagt, is de leidraad zelf en de eigen vraagronde de aangewezen plek — niet een algemene interpretatie vooraf.