moet het een gewaarmerkt document zijn of is een scan genoeg

Een scan is meestal genoeg, gewaarmerkt komt later

Bij de inschrijving zelf volstaat in de meeste gevallen een gewone kopie of scan van een document. Aanbesteders vragen bij het indienen om bewijs dat je aan de eisen voldoet, niet om een notarieel gewaarmerkt exemplaar. Denk aan een uittreksel uit het Handelsregister, een verzekeringspolis of een certificaat: die upload je als scan of PDF, en dat is voor de beoordeling voldoende. Wat er precies wordt gevraagd staat in de leidraad en verschilt per aanbesteding — een overzicht van wat daar doorgaans in terugkomt staat bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding.

Waar het wél op aankomt: de inhoud van het document moet actueel en kloppend zijn. Een uittreksel dat te oud is of een polis die niet meer de juiste dekking toont, is een probleem — niet omdat het geen origineel is, maar omdat de inhoud niet meer aan de eis voldoet. Dat raakt vaak een geschiktheidseis: is het document te oud of onjuist, dan is dat een knock-out, en daar helpt geen mooi verhaal elders in de inschrijving tegen. Gewaarmerkte of originele documenten kunnen wel gevraagd worden, maar dat gebeurt doorgaans pas later in het proces, als een partij voor gunning in aanmerking komt en de aanbesteder de inschrijving nog eens wil verifiëren. Hoe je voorkomt dat een document op het verkeerde moment verlopen blijkt, staat bij hoe lang is een KvK-uittreksel geldig bij een aanbesteding.

Waar dit uit blijkt: leidraad en platform, niet de wet

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen algemene vorm voor documenten voor waarin staat dat alles gewaarmerkt moet zijn; welke vorm een document moet hebben, bepaalt de aanbesteder per aanbesteding in de leidraad, en de manier van uploaden bepaalt het platform waarop wordt ingeschreven — TenderNed, Mercell of een ander platform vraagt om een bestand, niet om een fysiek gewaarmerkt stuk. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, bevestigt dit beeld in de voorlichting over de praktijk van inschrijven, al is dat geen wettekst maar toelichting. Bij twijfel over een specifieke eis in een concrete leidraad is de nota van inlichtingen de plek om dat rechtstreeks aan de aanbesteder te vragen.