mijn jaarrekening is nog niet vastgesteld wat moet ik dan aanleveren bij de aanbesteding

Jaarrekening niet vastgesteld: dit kan meestal toch als bewijs

Een jaarrekening die nog niet door de algemene vergadering is vastgesteld, is meestal niet onbruikbaar: veel aanbestedende diensten aanvaarden een concept- of opgemaakte jaarrekening als de definitieve versie er nog niet is, zeker als de eis vooral gaat over financiële gegevens en niet over een formeel vastgestelde stukken. Of dat ook voor de aanbesteding geldt waar de lezer voor staat, is niet uit een wet te halen — dat staat in de leidraad zelf, bij de eis over financiële geschiktheid.

Belangrijk is het onderscheid tussen een knock-out en een punt om op te scoren. Een eis over financiële draagkracht — bijvoorbeeld een minimale omzet of een bepaalde solvabiliteit — is meestal een geschiktheidseis: die is of gehaald, of niet, en een sterk plan van aanpak compenseert een gemiste financiële eis niet. Staat er in de leidraad dat een jaarrekening "vastgesteld" moet zijn en is dat nog niet gebeurd, dan is de eerste stap kijken of de leidraad ruimte laat voor een voorlopige versie, een accountantsverklaring, of een andere manier om de cijfers aan te tonen. Staat dat er niet met zoveel woorden, dan is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om te vragen wat er in dat specifieke geval mag worden aangeleverd — dat is een vraag die alleen de aanbestedende dienst zelf kan beantwoorden, en het scheelt een hoop giswerk. Welke stukken er verder nodig zijn om een inschrijving compleet te krijgen, staat overzichtelijk bij welke documenten er bij een aanbesteding aangeleverd moeten worden.

Waarom de leidraad hier de doorslag geeft

De Aanbestedingswet 2012 regelt de geschiktheidseisen die een aanbestedende dienst mag stellen, maar schrijft niet voor of een jaarrekening per se vastgesteld moet zijn — dat is de invulling die de aanbestedende dienst per opdracht maakt en die in de leidraad staat. PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat eisen aan financiële geschiktheid per opdracht verschillen en dat onduidelijkheden daarover via de officiële vraag- en antwoordronde thuishoren. Welke kerncijfers en bedrijfsgegevens sowieso relevant zijn om bij de hand te hebben, staat bij welke bedrijfsgegevens nodig zijn voor aanbestedingen.