we hebben een verklaring zonder handtekening kan dat zo mee

Een ontbrekende handtekening is meestal een knock-out, geen puntenkwestie

Een verklaring die zonder handtekening wordt aangeleverd, telt in de meeste gevallen niet als geldig ingediend document. Verklaringen zoals het UEA (het Uniform Europees Aanbestedingsdocument) of een eigen verklaring van de aanbesteder zijn bedoeld als ondertekende verklaring: de handtekening is het bewijs dat de onderneming zich aan de inhoud verbindt. Ontbreekt die, dan mist er een vormvereiste dat vaak samenvalt met een knock-outeis: geen weging met andere onderdelen van de inschrijving, geen compensatie door een sterk plan van aanpak of een scherpe prijs. Een ontbrekende handtekening werkt dus anders dan een zwak antwoord op een gunningscriterium — dat laatste kost punten, dit eerste kan de inschrijving ongeldig maken.

Wat er precies gevraagd wordt over ondertekening — digitaal of op papier, door wie, met welk middel — staat niet in de wet maar in de leidraad van de aanbesteding en in de instructies van het platform waarop wordt ingediend. TenderNed, Mercell of een ander platform bepaalt zelf hoe een handtekening wordt vastgelegd, en dat kan per aanbesteding verschillen. Bij twijfel over een concrete verklaring in een concrete leidraad is de nota van inlichtingen de plek om het te laten bevestigen: de aanbesteder is daar de enige die met zekerheid kan zeggen of een alternatieve vorm van ondertekening wordt geaccepteerd. Een overzicht van welke verklaringen doorgaans worden gevraagd staat bij welke verklaringen vraagt een aanbesteder, en welke stukken in het geheel bij een inschrijving horen bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding.

Waar dit op stoelt: geschiktheidseisen in de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet 2012 regelt de systematiek van geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, en op die systematiek berust het onderscheid tussen een knock-out en een gunningscriterium. De wet zelf schrijft geen handtekeningformaat voor; dat vormvereiste volgt uit de leidraad van de aanbesteder en de inrichting van het gebruikte platform. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover algemene voorlichting maar is geen wetgever en kan dus ook geen uitspraak doen over één specifieke verklaring in één specifieke aanbesteding.