mijn document is ouder dan wat de aanbesteding toestaat wat moet ik doen

Bewijsstuk te oud: eerst kijken of het knock-out of gunning is

Een document dat ouder is dan de gestelde geldigheidstermijn, is meestal een probleem bij een geschiktheidseis, en dat betekent: geen weging, geen compensatie, gewoon niet voldaan als er niets aan verandert. De meeste bewijsstukken die met een geldigheidsdatum werken — een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een verklaring omtrent gedrag voor rechtspersonen, een verklaring van de Belastingdienst — horen bij de geschiktheidseisen of de uitsluitingsgronden. Dat zijn knock-outs: te oud is dan gelijk aan niet ingeleverd, tenzij de leidraad zelf een andere weg openlaat. Hoe lang een uittreksel of verklaring precies geldig is en hoe dat wordt gecontroleerd, staat uitgewerkt op de pagina over de geldigheidsduur van bewijzen bij een aanbesteding.

De eerste stap is nagaan wat de leidraad daadwerkelijk vraagt: sommige aanbestedingen accepteren een document van vlak voor de inschrijfdatum, andere stellen dat het bewijsstuk niet ouder mag zijn dan een bepaalde periode voor de uiterste inschrijfdatum. Die datum staat in de leidraad zelf, niet in een algemene regel. Is een nieuw exemplaar op te vragen — bijvoorbeeld een vers KvK-uittreksel — dan is dat vaak de snelste route, mits dat nog past binnen de resterende tijd tot de deadline. Is er twijfel of een net verlopen document toch geaccepteerd wordt, dan is de nota van inlichtingen de plek om dat te laten vastleggen door de aanbestedende dienst zelf, want alleen die kan daar uitsluitsel over geven. Wie zijn documenten centraal bewaart, kan met een melding bij het verlopen van een certificaat in de documentkluis dit soort verrassingen vaak voorkomen voordat de inschrijving eraan komt.

Waar dit op stoelt: de leidraad, niet een algemene wet

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond aanbesteden, maar schrijft geen vaste geldigheidsduur voor een specifiek document voor — die termijn staat in de leidraad van de aanbesteding zelf, opgesteld door de aanbestedende dienst. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover voorlichting maar is geen wetgever; voor een concreet geval blijft de nota van inlichtingen bij de betreffende aanbesteding de plek met het bindende antwoord.