mijn document is een word bestand maar ze willen een pdf wat nu

Word omzetten naar pdf is meestal het hele probleem

Een leidraad die om een pdf vraagt en een dossier dat nog in Word staat, is meestal in een paar stappen op te lossen: elk gangbaar tekstprogramma heeft een functie om een document als pdf op te slaan of te exporteren, zonder dat daar extra software voor nodig is. Het lay-out van de tekst blijft daarbij intact, en het resultaat is een bestand dat niet meer per ongeluk aangepast kan worden — wat precies is waarom aanbestedende diensten dit format vragen. Na het exporteren is het verstandig om het pdf-bestand kort te openen en te controleren of alle pagina's, tabellen en eventuele handtekeningen er goed uitzien, want een omzetting kan soms een opmaakfoutje opleveren dat in het Word-bestand niet zichtbaar was.

Dit is geen geschiktheidseis in de zin van een knock-out over de inhoud van het bedrijf, maar het is wel een vormvereiste die net zo hard kan uitpakken: een aanbestedende dienst kan een inschrijving die in het verkeerde bestandsformaat is aangeleverd, terzijde leggen zonder naar de inhoud te kijken. Het bestandsformaat staat dus los van wat er in het document staat — een goed plan van aanpak in een Word-bestand is voor de beoordelaar niet minder goed geschreven, maar het systeem of de dienst kan het gewoonweg niet accepteren als het gevraagde formaat pdf is. Waar in de leidraad ook een handtekening op het formulier wordt gevraagd, is het handig dit samen te bekijken met de vraag welke documenten er precies bij een inschrijving moeten worden aangeleverd, omdat bestandsformaat en volledigheid van het dossier vaak in één moeite worden gecontroleerd. Bij twijfel over wat een specifiek platform als upload accepteert, biedt de nota van inlichtingen de mogelijkheid om dat rechtstreeks te vragen aan de aanbestedende dienst zelf.

Waarom dit geen wettelijke eis is maar platforminrichting

Er staat in de Aanbestedingswet 2012 geen bepaling over een verplicht bestandsformaat voor inschrijvingen; dat is iets wat de aanbestedende dienst zelf vastlegt in de leidraad, en wat het gekozen platform vervolgens technisch afdwingt bij het uploaden. TenderNed, Mercell of een ander platform kan dus een pdf-eis stellen als schermeninrichting, maar dat is de keuze van dat platform en de betreffende aanbesteding, niet een landelijke wettelijke norm. PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat praktische eisen zoals bestandsformaten per aanbesteding en per platform kunnen verschillen, en dat de leidraad daarvoor de eerste en enige leidende bron is.