we hebben geen kwaliteitshandboek wat vullen we dan in

Geen kwaliteitshandboek, dan schrijf je op wat je wél hebt

Ontbreekt een kwaliteitshandboek, dan is de eerste vraag wat er precies gevraagd wordt: een document met die naam, of een beschrijving van hoe kwaliteit in het bedrijf geregeld is. Vaak is het laatste het geval, en dan is het antwoord niet "wij hebben dit niet" maar een beschrijving van de eigen werkwijze — hoe opdrachten worden voorbereid, wie waarop controleert, hoe fouten worden opgevangen. Dat mag in lopende tekst, in een paar pagina's, zonder dat er een formeel gecertificeerd systeem achter zit. Een aanbesteder vraagt zelden om het label "kwaliteitshandboek"; hij vraagt om te zien dat er nagedacht is over kwaliteitsborging.

Belangrijk is te zien of dit een knock-out is of een gunningscriterium. Staat er dat een kwaliteitshandboek of een ISO-certificaat verplicht is om überhaupt mee te mogen doen, dan is het een geschiktheidseis: ontbreekt het document volledig en is er geen gelijkwaardig alternatief, dan valt de inschrijving af, zonder dat sterke punten elders dat kunnen goedmaken. Staat het kwaliteitshandboek genoemd bij de gunningscriteria — dus bij het onderdeel waar punten op verdiend worden, zoals een plan van aanpak — dan is een eigen beschrijving van de kwaliteitsaanpak vaak juist een kans: er wordt geen vinkje gevraagd, maar een goed verhaal. Twijfel over wat er precies bedoeld wordt met het gevraagde document hoort niet bij giswerk, maar bij de nota van inlichtingen, waar de aanbestedende dienst dit soort vragen zelf beantwoordt.

Waar dit verschil in terugkomt: het onderscheid geschiktheidseis-gunningscriterium

Dit onderscheid tussen een knock-out en een te wegen criterium volgt uit de opzet van de Aanbestedingswet 2012, die eisen aan geschiktheid van de inschrijver los houdt van de criteria waarop wordt gegund; PIANOo licht dat onderscheid in de praktijk verder toe. Welke van de twee van toepassing is op een gevraagd kwaliteitshandboek staat niet in de wet zelf maar in de leidraad van de betreffende aanbesteding, en dat is precies waarom die leidraad eerst gelezen moet worden voordat er geconcludeerd wordt dat afhaken de enige optie is. Wie zich meer afvraagt welke stukken er in het totale dossier horen, vindt een overzicht bij welke documenten er bij een inschrijving horen, en voor de bredere vraag welke verklaringen en bewijzen aanbesteders naast een kwaliteitshandboek nog kunnen vragen is er een overzicht van de verklaringen die een aanbesteder kan vragen.