ze vragen een document dat wij nog nooit hebben hoeven aanmaken

Een document dat je nog niet hebt, is niet meteen een probleem

Een gevraagd bewijsstuk dat je bedrijf nog nooit heeft moeten opstellen, betekent niet automatisch dat je afvalt. Het eerste dat telt is wat voor eis het precies is: gaat het om een geschiktheidseis — een knock-out waarbij je zonder het stuk niet door de eerste zeef komt — of om iets dat gevraagd wordt ter onderbouwing van een gunningscriterium, waar je ook op andere manieren punten kunt scoren. Bij veel gevraagde stukken, zoals een recente jaarrekening, een specifieke verzekeringspolis of een verklaring van een branchevereniging, bestaat vaak een alternatief bewijs dat hetzelfde aantoont, ook als het stuk zelf nooit is opgemaakt omdat er nooit aanleiding voor was.

Wat in de praktijk vaak wordt vergeten: de leidraad zelf, of het UEA, biedt regelmatig ruimte om een gelijkwaardig bewijs aan te leveren wanneer het gevraagde document niet van toepassing is of nooit is opgesteld. Dat is anders dan een eis gewoon negeren. Bij twijfel of een vervangend stuk wordt geaccepteerd, is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat te toetsen bij de aanbestedende dienst zelf — die kent de eigen leidraad en kan daar uitspraak over doen, een platform of derde niet. Wie zelf bepaalt dat een alternatief wel goed genoeg zal zijn, loopt het risico dat de aanbesteder er anders over denkt. Zie ook welke verklaringen een aanbesteder doorgaans vraagt en welke bedrijfsgegevens nodig zijn om een profiel op te bouwen waarmee dit soort stukken vaak samenhangt.

Waarom dit per leidraad verschilt, niet per wet

De Aanbestedingswet 2012 regelt de hoofdlijnen van geschiktheidseisen en bewijsmiddelen, maar welk document concreet gevraagd wordt en of een vervangend bewijs volstaat, is de keuze van de aanbestedende dienst per opdracht — vastgelegd in de leidraad, niet in de wet zelf. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat ondernemers bij onduidelijkheid over gevraagde bewijsstukken de nota van inlichtingen moeten gebruiken; dat is voorlichting, geen wettekst, maar het sluit aan bij hoe de wet die vragenronde bedoelt.