wie mag uea ondertekenen namens bedrijf

Wie namens het bedrijf mag tekenen

Het UEA moet ondertekend worden door iemand die het bedrijf mag vertegenwoordigen — in de praktijk is dat een statutair bestuurder, of iemand die daarvoor een geldige volmacht heeft. Wie dat is, staat niet in het UEA zelf beschreven, maar volgt uit hoe het bedrijf is ingericht: bij een BV is dat doorgaans de directeur die ook in het Handelsregister van de KVK als bevoegd bestuurder staat, eventueel samen met een mede-bestuurder als de inschrijving is dat gezamenlijke handtekeningen nodig zijn. Is er een procuratiehouder of een medewerker met een volmacht die de onderneming naar buiten toe mag vertegenwoordigen, dan kan die de handtekening ook zetten, mits die bevoegdheid ergens is vastgelegd.

Dit is geen vraag waar het UEA-formulier zelf een vakje voor heeft — het is een vraag over vertegenwoordigingsbevoegdheid, die los staat van de aanbesteding. Bij twijfel over wie binnen een specifiek bedrijf mag tekenen, geeft het Handelsregister uitsluitsel over wie bevoegd is, eventueel in combinatie met een onderhandse volmacht. Wat wél in het UEA staat, is de gegevens die vervolgens ingevuld moeten worden over de onderneming zelf en over eventuele onderaannemers; daarover gaat hoe vul ik het UEA in. De vraag of het formulier op papier, gescand of met een elektronische handtekening ondertekend mag worden, is een andere kwestie — die wordt behandeld in kan ik het UEA met een digitale handtekening ondertekenen.

Een verkeerde ondertekening is geen geschiktheidseis waarop een inschrijving meteen wordt afgewezen, maar de bevoegdheid van de ondertekenaar kan wel gecontroleerd worden — een handtekening van iemand die niet bevoegd is, is in de praktijk het risico waard om vooraf even na te lopen in plaats van na inschrijving.

Waarom dit bij vertegenwoordigingsbevoegdheid ligt

Het UEA is een eigen verklaring van de onderneming, en de Rijksoverheid-informatie over het Uniform Europees Aanbestedingsdocument beschrijft wat er in het document moet worden opgenomen, maar regelt niet wie binnen een bedrijf de handtekening mag zetten — dat is een kwestie van ondernemingsrecht en van de statuten of volmachten van de onderneming zelf, niet van de aanbestedingsregels. Het machineleesbare ESPD-EDM-model van TED, waarop de digitale versie van het UEA is gebaseerd, legt vast welke gegevens in het document staan en hoe die worden uitgewisseld, maar zegt evenmin iets over wie bevoegd is om te tekenen.