Kan ik het UEA digitaal als XML aanleveren?

Het UEA kan als XML, maar meestal via het platform zelf

Ja, er bestaat een digitale, machineleesbare vorm van het UEA: het ESPD Exchange Data Model, kortweg ESPD-EDM. Dat is een gestandaardiseerd XML-formaat waarin alle vragen en antwoorden van het UEA zijn vastgelegd, zodat aanbestedende diensten en inschrijvers dezelfde gegevens digitaal kunnen uitwisselen zonder dat iemand een los Word- of pdf-document met de hand overtypt. In de praktijk betekent dit niet dat een ondernemer zelf een XML-bestand in elkaar knutselt: aanbestedingsplatformen bouwen de online vragenlijst voor het UEA op basis van dit model, en genereren of lezen de XML op de achtergrond.

Voor een MKB'er die nog nooit heeft ingeschreven, is het belangrijkste dat het UEA gaat over uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen — en dat zijn knock-outs. Een verkeerd of onvolledig antwoord op zo'n vraag leidt in beginsel tot afvallen, niet tot puntenverlies dat elders goedgemaakt kan worden. Of het platform waarop wordt ingeschreven vraagt om een los XML-bestand, een ingevuld webformulier of een pdf-export, is een keuze van dat platform en verschilt per aanbesteding. Wat er precies wordt gevraagd, staat in de leidraad of wordt toegelicht via de nota van inlichtingen — daar zit het enige antwoord dat voor die specifieke opdracht telt.

Vastgelegd in het ESPD Exchange Data Model

Dat het UEA een gestandaardiseerde digitale vorm kent, volgt uit het ESPD Exchange Data Model (ESPD-EDM), de technische specificatie die de Europese Commissie beheert voor de machineleesbare versie van het UEA. De Rijksoverheid beschrijft op haar pagina over het UEA wat het document inhoudelijk moet bevatten; hoe dat digitaal wordt uitgewisseld, is uitgewerkt in het ESPD-EDM zelf. Beide bronnen gaan over de inhoud en het formaat van het UEA, niet over de vraag welk platform welk uploadveld aanbiedt — dat laatste is aan het platform, niet aan de wet.