wie in ons bedrijf moet het uea controleren voor het wordt verstuurd

Wie het UEA controleert, bepaalt het bedrijf zelf

Wettelijk is er geen functie of persoon aangewezen die het UEA moet controleren voordat het de deur uitgaat. Het UEA is een eigen verklaring van de onderneming die inschrijft, en de wet regelt wát erin moet staan, niet wie het intern naloopt. In de praktijk is het meestal degene die de aanbesteding leidt of de eindverantwoordelijke van het bedrijf, gewoon omdat die weet of de opgegeven gegevens kloppen en of er iets speelt dat gemeld moet worden.

Wat wel vaststaat, is waaróm die controle ertoe doet. Het UEA bevat een reeks uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, en dat zijn knock-outs: worden ze niet naar waarheid en volledig ingevuld, dan valt de inschrijving af, ongeacht hoe sterk de rest van het dossier is. Er is geen weging en geen compensatie mogelijk zoals bij een gunningscriterium, waar een zwak punt goedgemaakt kan worden door een sterk punt elders. Wie bijvoorbeeld een oude boete of een lopende belastingschuld over het hoofd ziet — of juist verzwijgt terwijl die gemeld moet worden — riskeert daarmee de hele inschrijving, dus de check gebeurt best door iemand die de bedrijfsgeschiedenis en de actuele financiële situatie kent. Bij een automatisch ingevuld UEA, zoals firmai.eu dat uit een bedrijfsprofiel opbouwt, blijft die controle nodig: het systeem vult in wat er in het profiel staat, maar of dat profiel zelf klopt en actueel is, blijft iets voor het bedrijf om te bevestigen. Zie ook wat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument precies inhoudt en welke uitsluitingsgronden er in het UEA aan bod komen.

Waarom de invuller niet automatisch de controleur is

Dit volgt uit de aard van het UEA zelf, zoals beschreven door Rijksoverheid — het Uniform Europees Aanbestedingsdocument: het is een eigen verklaring van de inschrijvende onderneming, wat betekent dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid bij het bedrijf ligt en niet bij een platform, een adviseur of een automatische invulling. Wie het intern voor het versturen naloopt, is aan het bedrijf om te organiseren; zie voor de praktische kant van het invullen ook hoe het UEA stap voor stap wordt ingevuld.