Welke stukken heeft u nodig als u met een combinatie inschrijft?
Als u samen met een ander bedrijf inschrijft, telt u niet zomaar de documenten van beide bedrijven bij elkaar op. Naast de gebruikelijke stukken heeft u een combinatieovereenkomst nodig, een eigen UEA per deelnemer, en referenties die aantoonbaar aan de juiste partner zijn gekoppeld. Dat laatste is precies het punt waar het bij combinaties het vaakst misgaat: een referentieproject dat op papier van 'de combinatie' is, maar in de praktijk grotendeels door één van de twee partners is uitgevoerd.
De leidraad van de aanbesteding bepaalt of samen inschrijven überhaupt is toegestaan en of dat moet als combinatie, met een hoofdaannemer en onderaannemer, of op een andere manier. Dat onderscheid is niet alleen een formaliteit. Het bepaalt welke documenten er per partij nodig zijn en wie welke geschiktheidseis mag invullen.
De combinatieovereenkomst
Bij een gezamenlijke inschrijving vraagt de aanbestedende dienst meestal om een overeenkomst tussen de deelnemers, of op zijn minst om een verklaring dat de deelnemers zich hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de opdracht. Daarin staat wie de lead neemt in het contact met de aanbestedende dienst, hoe de werkzaamheden zijn verdeeld en wat er gebeurt als een van de partners wegvalt. Sommige leidraden schrijven een vast model voor dat stukken kunnen ontbreken doordat het simpelweg over het hoofd wordt gezien tussen de andere formulieren.
Een UEA per deelnemer
Elke deelnemer in de combinatie levert een eigen Uniform Europees Aanbestedingsdocument in. Dat is geen kopie van elkaar: iedere partner beantwoordt de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen voor zijn eigen onderneming. Wie dat proces nog niet kent, vindt de basisuitleg in de kennisbank met uitleg per onderdeel van de inschrijving. Bij een onderaannemersconstructie ligt dat net anders: dan levert doorgaans alleen de hoofdaannemer het UEA in, en verklaart die welk deel van de opdracht bij de onderaannemer ligt en op welke geschiktheidseis die onderaannemer wordt ingezet.
Referenties op de juiste naam
Het detail dat bij combinaties het meest speelt, zit in de referentieprojecten. Een referentie telt in de regel alleen mee voor de partij die het werk ook daadwerkelijk heeft uitgevoerd, en voor het deel dat die partij heeft uitgevoerd. Een gezamenlijk project waarbij partner A de installatie deed en partner B de bouwkundige afwerking, is voor partner A geen bewijs van bouwkundige ervaring. Aanbestedende diensten kijken hier vaak specifiek naar, juist omdat het een makkelijke manier lijkt om ervaring op te rekken. Wie referenties opbouwt met het oog op toekomstige combinaties, doet er verstandig aan om per project vast te leggen wie welk deel deed en met welke omvang — dat scheelt uitzoekwerk op het moment dat de referentie nodig is.
De Gedragsverklaring Aanbesteden per partner
Als de opdracht een Gedragsverklaring Aanbesteden vraagt, geldt die eis in beginsel voor elke deelnemer in de combinatie afzonderlijk, niet alleen voor de partij die het contact voert. Vraag die verklaring op tijd aan bij elke partner, want de doorlooptijd bij het aanvragen ligt niet in uw eigen hand.
Indienen: wie doet het en met welke machtiging
Bij het indienen via het platform kiest u meestal één penvoerder die de inschrijving daadwerkelijk verstuurt, terwijl de andere deelnemer(s) met een machtiging of tekenbevoegdheidsverklaring aantonen dat zij achter de inschrijving staan. Dat is een praktisch punt dat makkelijk vergeten wordt tot vlak voor de deadline. Hoe eHerkenning en de platforms hierin samenwerken, is iets om ruim van tevoren uit te zoeken, niet in de laatste dagen.
Overzicht houden bij meerdere partijen
Met één bedrijf is een documentenlijst al een uitzoekwerk; met twee of meer partijen komt daar per partner een eigen set bovenop, plus de onderlinge afspraken. firmai.eu leest de leidraad van de aanbesteding en zet de eisenlijst inclusief knock-outs eerst ter bevestiging voor u neer, zodat u en uw partner precies weten wie welk stuk aanlevert voordat er iets wordt ingevuld. Hoe dat proces precies werkt, leest u op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt.
Twijfelt u of een gezamenlijke inschrijving voor deze opdracht zinvol is, of past uw bedrijf beter als onderaannemer? Doe eerst de gratis tender-check: in een paar vragen een eerlijke indicatie krijgen. Staat uw vraag er niet tussen, kijk dan bij de meestgestelde vragen over inschrijven voor meer achtergrond.