Voor een referentie bij een aanbesteding heeft u in de kern drie dingen nodig: een korte projectomschrijving met waarde, periode en rol, een contactpersoon bij de opdrachtgever die de referentie kan bevestigen, en bewijs dat het project is afgerond zoals omschreven, bijvoorbeeld een opleveringsverklaring, een tevredenheidsverklaring of een contract met einddatum. Sommige aanbestedende diensten vragen daarnaast een ingevuld referentieformulier met hun eigen vragen.
Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat de aanbestedende dienst niet toetst of u referenties heeft, maar of die referenties vergelijkbaar zijn met de opdracht waarop u inschrijft. Drie keurig onderbouwde projecten die niet aansluiten bij de eis in de leidraad, tellen in de praktijk niet mee. Dat detail bepaalt meer dan het aantal stukken in uw dossier.
Wat een referentie precies moet bewijzen
Een referentie-eis in een aanbesteding omschrijft meestal drie kenmerken tegelijk: de aard van het werk, de omvang in geld of oppervlakte, en de periode waarin het is uitgevoerd. De leidraad geeft bijvoorbeeld aan dat het om een vergelijkbaar project moet gaan, uitgevoerd in de afgelopen drie of vijf jaar, met een minimale opdrachtwaarde. Een referentie die op twee van de drie punten scoort maar op het derde net niet, kan door de aanbestedende dienst als niet-vergelijkbaar worden beoordeeld. Dat is geen kwestie van onwil, maar van hoe de eis is geformuleerd in de leidraad zelf. de kennisbank doorzoeken op geschiktheidseisen en referenties geeft per situatie aan waar de grens tussen wel en niet vergelijkbaar meestal ligt.
De stukken die een referentie onderbouwen
Naast de omschrijving van het project zelf wordt vaak gevraagd om een verklaring van de opdrachtgever, soms op een vastgesteld format, soms als vrije brief. Daarin staat doorgaans de aard van het werk, de periode, de contractwaarde en een oordeel over de uitvoering. Heeft u die verklaring niet, dan is een getekend proces-verbaal van oplevering, een eindafrekening of een contract met bijbehorende facturen vaak een alternatief, mits daaruit dezelfde gegevens blijken. Belangrijk is dat de contactpersoon die in de referentie wordt genoemd ook daadwerkelijk bereikbaar is en bevestigt wat er staat; aanbestedende diensten nemen soms rechtstreeks contact op om een referentie te verifiëren.
Het detail dat hier het meest speelt: vergelijkbaarheid, niet volledigheid
Ondernemers die voor het eerst referenties verzamelen, richten zich vaak op compleetheid: zoveel mogelijk projecten, zo uitgebreid mogelijk beschreven. De aanbestedende dienst kijkt echter naar de match met de gestelde eis. Een referentie van een groot project dat net niet binnen de gevraagde periode valt, telt even weinig mee als een referentie die qua omvang ruim onder de eis blijft. Andersom geldt ook dat een referentie die de eis ruim overtreft, niet automatisch extra punten oplevert bij een knock-outeis; die telt simpelweg mee of niet. Dit is precies waarom de eisenlijst eerst ter bevestiging wordt voorgelegd voordat er iets wordt ingevuld: zo ziet u vooraf welke referentie-eis er precies staat, in plaats van achteraf te ontdekken dat een referentie niet aansluit.
Een referentie die net niet past
Het komt voor dat geen van de beschikbare projecten volledig aan de eis voldoet. Dan is het eerlijker om dat te benoemen dan om een referentie op te rekken die bij nader onderzoek niet standhoudt. Een referentie-eis is een knock-out: voldoet u er niet aan, dan heeft verder schrijven aan het plan van aanpak geen zin, hoe goed de rest van het dossier ook is. Dat is ook precies waar een tender-check wat aan heeft: in een paar vragen zien of uw referenties aansluiten bij de eis geeft, zonder account en zonder kosten, een eerlijk beeld van of meedoen op dit punt kansrijk is.
Hoe u dit op orde houdt voor de volgende aanbesteding
Omdat referentie-eisen per aanbesteding verschillen in periode en omvang, loont het om referentieprojecten niet per inschrijving opnieuw te verzamelen, maar doorlopend bij te houden: projectomschrijving, waarde, periode, contactpersoon en het bewijsstuk bij elkaar. Zo hoeft u bij een nieuwe aanbesteding alleen te toetsen welke referenties aansluiten bij de nieuwe eis, in plaats van opnieuw op zoek te gaan naar verklaringen en contactgegevens. Firmai.eu bewaart referentieprojecten in het bedrijfsprofiel, met een documentkluis die de geldigheid van bewijsstukken bijhoudt, zodat u per aanbesteding snel ziet welke referentie nog actueel en bruikbaar is. Meer over hoe dat is opgebouwd leest u op de pagina waar u ziet hoe het profiel en de kluis samenwerken.
Twijfelt u of uw huidige referenties aansluiten bij een specifieke aanbesteding, lees dan eerst de eisenlijst in de leidraad goed na of doe de gratis tender-check. Een eerlijk nee op dit punt scheelt meer tijd dan een inschrijving die achteraf op de referentie-eis strandt. Voor vragen over wat er verder nodig is om een dossier compleet te krijgen, staat een overzicht van veelgestelde vragen over de papierberg klaar.