Voor een inschrijving heeft u drie soorten stukken nodig: bewijsstukken die uw bedrijf al heeft of eenvoudig kan opvragen, formulieren die specifiek voor deze aanbesteding worden ingevuld, en inhoudelijke stukken die u zelf schrijft. De meeste vertraging ontstaat niet doordat een document ontbreekt, maar doordat een bewijsstuk op het moment van indienen al verlopen is.
De kern is dus niet alleen weten wélke documenten er nodig zijn, maar ook wannéér u ze moet ophalen. Een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een verklaring van de Belastingdienst is maar een beperkte periode geldig vanaf de afgiftedatum, en aanbestedende diensten toetsen dat moment vaak op de uiterste inschrijfdatum, niet op de dag dat u het document in uw administratie had liggen.
Wat u meestal al heeft liggen
Een deel van de documenten heeft u waarschijnlijk al ergens in uw administratie staan of kunt u met één telefoontje regelen. Denk aan het uittreksel van de Kamer van Koophandel, het bewijs van inschrijving bij een beroepsregister als dat voor uw sector geldt, een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst, en bewijs van beroepsaansprakelijkheids- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Ook ISO-certificaten, VCA-certificaten of andere kwaliteitskeurmerken vallen in deze categorie: ze bestaan al, maar moeten wel actueel en compleet worden aangeleverd, inclusief de bijlagen die bij het certificaat horen.
De Gedragsverklaring Aanbesteden hoort ook in dit rijtje, met dien verstande dat de aanvraag ervan tijd kost en dus niet iets is wat u de avond voor de deadline nog regelt.
Wat per aanbesteding opnieuw wordt gemaakt
Daarnaast is er een groep documenten die telkens opnieuw wordt samengesteld, omdat ze op de specifieke opdracht zijn toegesneden. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument staat hierbij voorop: het is de eigen verklaring waarmee u aangeeft dat uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn en dat u aan de geschiktheidseisen voldoet. Verder hoort hierbij het prijzenblad in de structuur die de aanbestedende dienst voorschrijft, de referentieprojecten die aansluiten bij de gestelde eisen, en eventuele formulieren voor social return of voor een combinatie- of onderaannemersverklaring als dat van toepassing is.
Het plan van aanpak valt in dezelfde categorie maar verdient een aparte plek, omdat het niet gaat om invullen maar om schrijven: uw aanpak moet aansluiten op de gunningscriteria zoals die in de leidraad staan, binnen de tekenlimiet die is opgegeven.
Het detail waar het vaak misgaat
Bij dit onderwerp speelt één praktisch punt dat vaker over het hoofd wordt gezien dan de rest: de geldigheidstermijn van bewijsstukken loopt niet gelijk met uw planning, maar met de kalender van de aanbesteding. Een verklaring betalingsgedrag die u drie maanden geleden heeft opgevraagd voor een andere inschrijving, is voor de nieuwe aanbesteding mogelijk al te oud. Datzelfde geldt voor een uittreksel van de Kamer van Koophandel: recent genoeg voor de ene opdracht, net te oud voor de volgende, afhankelijk van de eis in de leidraad.
De praktische consequentie is dat u het opvragen van deze stukken niet aan het begin van het schrijfproces doet, maar pas kort voor de uiterste inschrijfdatum, of dat u een systeem heeft dat u waarschuwt zodra een document zijn geldigheid verliest. Wie dit voor elke aanbesteding los uitzoekt, verliest tijd die beter besteed is aan het plan van aanpak.
Eén overzicht in plaats van losse mappen
Omdat vrijwel elke aanbesteding om dezelfde basisdocumenten vraagt, loont het om ze één keer centraal vast te leggen in plaats van ze telkens opnieuw bij elkaar te zoeken. Op firmai.eu houdt de documentkluis de geldigheid van deze stukken in de gaten, zodat u ziet welk bewijsstuk aan vervanging toe is voordat het een probleem wordt bij een deadline. Wilt u eerst zien welke eisen voor een specifieke aanbesteding gelden, dan leest u in de kennisbank per onderwerp uitgezocht wat er precies van u wordt gevraagd.
Of een inschrijving voor uw bedrijf haalbaar is, hangt niet alleen af van welke documenten u kunt aanleveren, maar ook van of u aan de geschiktheidseisen voldoet en de referenties heeft die worden gevraagd. Dat kunt u gratis en zonder verplichting nagaan door de leidraad in te voeren bij de tender-check die ook eerlijk nee kan zeggen. Twijfelt u waar de informatie op het platform vandaan komt en hoe de documentenlijst tot stand komt, dan leest u dat op de pagina over hoe het werkt. Losse vragen over specifieke documenten of formulieren staan verzameld op de veelgestelde vragen.
Heeft u een leidraad op de plank liggen en wilt u weten of de moeite van het verzamelen van al deze stukken loont voor deze specifieke opdracht? Doe de gratis tender-check, of blader door de kennisbank voor het onderdeel waar u nu tegenaan loopt.