Doet u mee als onderaannemer aan een aanbesteding, dan levert u in de meeste gevallen drie soorten stukken aan: een eigen ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument, een verklaring waarin u bevestigt dat u uw mensen, materieel of referenties daadwerkelijk beschikbaar stelt aan de hoofdaannemer, en de bewijsstukken die uw eigen geschiktheid onderbouwen, zoals een KvK-uittreksel of referentieprojecten. De hoofdaannemer voegt deze stukken toe aan zijn eigen inschrijving; u dient zelf niets in bij de aanbestedende dienst.
Het detail dat hier het vaakst misgaat, is dat een goede intentie niet genoeg is. Een aanbestedende dienst wil niet alleen weten dat u bereid bent mee te werken, maar ook dat u zich daar concreet aan verbindt. Daarom vraagt de leidraad meestal om een ondertekende verklaring van beschikbaarstelling, soms een samenwerkingsovereenkomst genoemd, waarin staat welke capaciteit u inbrengt en dat u die ook echt inzet als de opdracht wordt gegund. Ontbreekt dat document of is het te vaag geformuleerd, dan kan de aanbestedende dienst het beroep op uw geschiktheid terzijde leggen, ook als u zelf prima gekwalificeerd bent.
Waarom uw eigen UEA nodig is
Als onderaannemer wordt u meegewogen op de uitsluitingsgronden, ook al schrijft u zelf niet in. De hoofdaannemer moet kunnen aantonen dat niemand in de keten strafrechtelijk of fiscaal in de problemen zit, en dat geldt ook voor u. Daarom vult u een eigen UEA in, los van dat van de hoofdaannemer, met uw eigen KvK-gegevens en een eigen verklaring over eventuele uitsluitingsgronden. Twijfelt u over welke vragen op u van toepassing zijn, dan helpt het om het UEA-onderdeel in de kennisbank met uitleg per aanbestedingsonderwerp rustig door te lopen voordat u iets invult.
Wanneer een Gedragsverklaring Aanbesteden ook voor u telt
Bij opdrachten waar de Gedragsverklaring Aanbesteden wordt gevraagd, geldt dat soms niet alleen voor de hoofdaannemer maar ook voor onderaannemers waarop een beroep wordt gedaan voor de geschiktheid. Dat hangt af van de formulering in de leidraad en van de rol die u vervult in de uitvoering. Vraagt de aanbestedende dienst dit expliciet, houd er dan rekening mee dat de aanvraag van zo'n verklaring tijd kost, en begin er niet pas mee als de deadline al in zicht is.
Referenties: van wie, en hoe onderbouwd
Brengt u ervaring in die de hoofdaannemer zelf niet heeft, dan wil de aanbestedende dienst zien dat die ervaring ook echt bij u zit. Dat betekent referentieprojecten op uw eigen naam, met een korte beschrijving van uw rol, de periode en een contactpersoon bij de opdrachtgever die de referentie kan bevestigen. Een referentie die eigenlijk bij een ander bedrijf in de groep hoort, telt niet automatisch mee, ook niet als de namen op elkaar lijken. Wilt u vooraf weten of uw referenties aansluiten bij de eisen van een specifieke aanbesteding, dan geeft de gratis tender-check waarmee u de eisenlijst uit een leidraad haalt daar een eerste beeld van, nog voordat u ergens tijd in steekt.
Wat de hoofdaannemer van u nodig heeft, en wanneer
Omdat de hoofdaannemer verantwoordelijk blijft voor de volledigheid van de inschrijving, is het verstandig om vroeg in het proces duidelijkheid te geven over wat u aanlevert en op welk moment. Een leidraad stelt vaak een harde deadline voor het complete pakket, en een onderaannemer die zijn stukken pas de avond ervoor aanlevert, brengt de hele inschrijving in gevaar. Leg daarom liever een paar dagen eerder vast wat er van u wordt verwacht dan dat u op het laatste moment stukken moet reconstrueren.
Op firmai.eu houdt de documentkluis uw eigen bewijsstukken en referenties bij, inclusief de geldigheid ervan, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft te verzamelen als u als onderaannemer wordt gevraagd. Hoe dat precies werkt, staat toegelicht op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt.
Bent u benieuwd of uw situatie als onderaannemer aansluit bij de eisen van een concrete aanbesteding, doe dan de gratis tender-check of blader door de andere onderwerpen in de kennisbank. Dat kost u geen account en geen half uur van uw dag.