Wat zijn geschiktheidseisen bij een aanbesteding
Geschiktheidseisen zijn de voorwaarden waaraan uw bedrijf moet voldoen om überhaupt mee te mogen doen aan een aanbesteding. Ze zeggen niets over de kwaliteit van uw plan of uw prijs, maar alleen over de vraag of u als partij geschikt genoeg bent om de opdracht uit te voeren. Denk aan een minimale jaaromzet, een bepaalde verzekering, relevante ervaring in de vorm van referentieprojecten, of een geldige inschrijving in het handelsregister.
Het bijzondere aan geschiktheidseisen is dat ze meestal keihard zijn: u voldoet of u voldoet niet. Daarom worden ze ook wel knock-outeisen genoemd. Mist u één verplicht stuk of haalt u een gevraagd minimum net niet, dan valt de inschrijving af nog voordat er naar de inhoud is gekeken. Dat maakt deze eisen tot het eerste punt waar u naar moet kijken bij een leidraad, lang voordat u tijd steekt in een plan van aanpak.
Het verschil met gunningscriteria
Geschiktheidseisen en gunningscriteria worden vaak in één adem genoemd, maar ze doen iets heel anders. Geschiktheidseisen zijn de poort: ze bepalen of u binnenkomt. Gunningscriteria bepalen wie, van de partijen die binnen zijn, de opdracht krijgt. Een aanbestedende dienst kan dus best tien inschrijvingen ontvangen die allemaal geschikt zijn, en vervolgens alleen op kwaliteit en prijs beoordelen welke daarvan wint.
De verwarring ontstaat vaak omdat beide in dezelfde leidraad staan, soms zelfs in dezelfde paragraaf. Een eis als 'minimaal drie jaar ervaring met soortgelijke projecten' kan geschiktheidseis zijn, maar een vergelijkbare zin bij het gunningscriterium 'kwaliteit van de aanpak' vraagt juist om een beschrijving, geen simpel ja of nee. Het is dus belangrijk om bij elke eis te lezen of er een harde norm staat ('minimaal', 'ten minste', 'dient te beschikken over') of een uitnodiging om iets te beschrijven en te onderbouwen.
Waarom de volgorde van lezen ertoe doet
Omdat knock-outs de inschrijving in één keer kunnen laten afvallen, is het verstandig om een leidraad in twee stappen te lezen. Eerst alleen de geschiktheidseisen: wat wordt er letterlijk gevraagd, en kunt u dat aantonen met de stukken die u heeft of snel kunt regelen. Pas daarna de gunningscriteria, want die vragen om tijd, een goed verhaal en afstemming met de rest van het team.
Deze volgorde voorkomt een vervelend scenario: weken werk in een plan van aanpak, terwijl achteraf blijkt dat een referentie net niet aan de gestelde omzet of periode voldeed. Firmai.eu is om die reden zo ingericht dat de eisenlijst met de knock-outs eerst ter bevestiging wordt voorgelegd, voordat er iets wordt ingevuld. Zo weet u voordat u begint of de basis klopt. Wie dat liever eerst zonder account wil checken, kan de leidraad gratis laten beoordelen op een bid- of no-bid-indicatie.
Wat als u niet aan een geschiktheidseis voldoet
Niet elke mismatch betekent automatisch einde verhaal. Sommige eisen staan toe dat u ervaring of omzet van een ander bedrijf meeneemt, bijvoorbeeld door samen in te schrijven of door een onderaannemer in te zetten die wel aan de eis voldoet. Andere eisen zijn zo specifiek geformuleerd dat afwijken niet mogelijk is, hoe goed uw plan ook is.
De eerlijke vraag die daarbij past is niet 'hoe schrijf ik hier omheen', maar 'voldoe ik, en als dat niet zo is, is er een legitieme manier om dat op te lossen'. Dat onderscheid is precies waar een bid- of no-bid-afweging om draait, en het mag best uitkomen op nee. Een aanbesteding waarvoor de geschiktheidseisen niet haalbaar zijn, is geen gemiste kans maar een gok die waarschijnlijk tijd kost zonder resultaat.
Wie wil zien hoe geschiktheidseisen, gunningscriteria en de rest van het traject samenhangen, vindt de uitleg per onderwerp terug in de kennisbank met uitleg per aanbestedingsonderwerp. Daar staat ook beschreven hoe firmai.eu de leidraad omzet naar een concrete eisenlijst, zodat u weet waar de informatie vandaan komt voordat u iets bevestigt.
Kort samengevat
Geschiktheidseisen gaan over of u mag meedoen, gunningscriteria gaan over wie wint. De eerste categorie is hard en knock-out van aard, de tweede vraagt om een goed onderbouwd verhaal. Begin daarom altijd met de geschiktheidseisen, want daar wordt het meeste tijdverlies voorkomen. Twijfelt u of uw bedrijf aan de gestelde eisen voldoet voor een specifieke aanbesteding, lees dan eerst de veelgestelde vragen over geschiktheid en knock-outs of doe de gratis tender-check om in een paar minuten een eerlijk beeld te krijgen.