Er is geen vast bedrag te noemen voor het inschrijven op een aanbesteding, en iedereen die dat wel belooft, verkoopt u een fabeltje. De echte kosten zitten vrijwel nooit in één rekening die u ontvangt, maar in de tijd die uw mensen kwijt zijn, de bewijsstukken die u moet aanvragen of laten opstellen, en soms in advies dat u inhuurt omdat u het zelf niet kunt of wilt doen.
Wat die kosten uiteindelijk bepaalt, is vooral de opdracht zelf: hoe uitgebreid de eisenlijst is, hoeveel gunningscriteria er zijn om op te schrijven, en of uw bedrijf de gevraagde stukken al klaar heeft liggen of ze nog moet regelen. Een onderhandse procedure met drie geïnteresseerde partijen kost u iets heel anders dan een Europese aanbesteding met een uitgebreid plan van aanpak en tien bijlagen.
Waar de kosten vandaan komen
De meeste inschrijvingen kennen drie soorten kostenposten. De eerste is tijd: iemand in uw bedrijf moet de leidraad lezen, de eisen doorgronden, het UEA invullen, referenties opzoeken en een plan van aanpak schrijven. Bij een eenvoudige opdracht is dat een dagdeel, bij een complexe opdracht kan het weken kosten als u er niet eerder mee bezig bent geweest.
De tweede post is de aanschaf van bewijsstukken. Een Gedragsverklaring Aanbesteden, een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een verklaring van de Belastingdienst: sommige zijn gratis of kosten een klein bedrag, andere kennen een aanvraagtermijn en een tarief dat de uitgevende instantie zelf vaststelt. Actuele tarieven vindt u het beste rechtstreeks bij die instantie, niet in een artikel dat over een jaar nog wordt gelezen.
De derde post is optioneel: advies. Een jurist voor een lastige uitsluitingsgrond, een tekstschrijver voor het plan van aanpak, of een platform dat het proces structureert. Dat laatste is waar wij zelf inzitten, en we zijn er eerlijk over: onze tarieven staan gewoon op de site, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.
Wat de hoogte van de kosten bepaalt
De belangrijkste variabele is niet de omvang van de opdracht in euro's, maar de omvang van het dossier dat u moet opbouwen. Een aanbesteding met drie referentie-eisen, een kort plan van aanpak en een standaard UEA is met een middagje werk te doen als uw stukken op orde zijn. Een aanbesteding met vijf gunningscriteria, een tekenlimiet van tien pagina's per criterium en een uitgebreid prijzenblad vraagt aanzienlijk meer uren.
Een tweede variabele is hoe vaak u al eerder heeft ingeschreven. Bedrijven die referentieprojecten, kerncijfers en standaardverklaringen al ergens hebben liggen, hoeven die niet steeds opnieuw te verzamelen. Bedrijven die bij elke aanbesteding weer vanaf nul beginnen, betalen die prijs in tijd telkens opnieuw. Een documentenkluis die geldigheid bewaakt, scheelt daar veel in, en dat is precies waarom wij die hebben ingebouwd.
Onderhands versus openbaar
Bij een onderhandse aanbesteding, waarbij een aanbestedende dienst zelf een beperkt aantal partijen uitnodigt, is de papierlast doorgaans lichter en dus ook de tijd die het kost. Bij een openbare of Europese procedure is de eisenlijst vaak uitgebreider en is er meer kans op een nota van inlichtingen waarop u moet reageren voordat u verder kunt. Dat verschil in procedure werkt rechtstreeks door in wat het u aan tijd en dus aan kosten oplevert.
Tijd is de grootste kostenpost, en die valt te sturen
De meeste ondernemers onderschatten niet de tarieven van een uittreksel, maar de uren die opgaan aan uitzoekwerk: welke eis geldt voor ons, welk bewijs hebben we nodig, wie schrijft het plan van aanpak. Dat uitzoekwerk is precies waar tijdverlies zit, en het is ook het deel waarop u het meest kunt besparen door het proces vooraf te structureren in plaats van bij elke aanbesteding opnieuw te improviseren.
Wilt u eerst weten of een specifieke aanbesteding de moeite van het uitzoeken waard is voordat u tijd en geld gaat besteden, dan kunt u de leidraad gratis laten uitlezen voor een eisenlijst en een eerlijke bid- of no-bid-indicatie. Dat kost u niets en voorkomt dat u uren steekt in een inschrijving die achteraf toch niet bij uw bedrijf paste.
Wanneer het geen zin heeft om te beginnen
Er zijn situaties waarin de kosten hoger uitvallen dan wat de opdracht u kan opleveren: als u een knock-outeis mist die u onmogelijk op tijd kunt repareren, of als de referentie-eisen ver boven uw huidige projecten liggen. In dat geval is niet inschrijven de goedkoopste en verstandigste keuze, en dat mag een tender-check ook gewoon zeggen.
Wilt u meer weten over hoe de verschillende onderdelen van een inschrijving in elkaar grijpen, van het UEA tot het prijzenblad, dan vindt u die uitleg overzichtelijk terug in de kennisbank per onderwerp. En als u benieuwd bent hoe wij aan de informatie komen die we u voorleggen, leest u dat op de pagina over onze werkwijze.
Begin niet met de vraag wat het kost, maar met de vraag of het voor uw bedrijf de moeite waard is. Doe de gratis tender-check, lees de eisenlijst, en beslis daarna pas hoeveel tijd en geld u erin steekt.