Waar het bedrag vandaan komt
De Gedragsverklaring Aanbesteden, kortweg de GVA, vraagt u aan bij Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Justis behandelt de aanvraag, screent de onderneming en de betrokken bestuurders, en brengt daarvoor een tarief in rekening. Dat tarief staat vast en is niet onderhandelbaar: u betaalt hetzelfde bedrag ongeacht of u de verklaring aanvraagt voor één aanbesteding of voor meerdere. Het actuele bedrag vindt u op de website van Justis zelf, want dat kan wijzigen en wij willen u geen verouderd cijfer voorschotelen.
Belangrijk om te weten: het gaat om een kostendekkende bijdrage voor de screening, niet om een boete of een leges die per aanbesteding opnieuw wordt vastgesteld. U betaalt op het moment van de aanvraag, ongeacht de uitkomst. Ook als de verklaring uiteindelijk niet wordt afgegeven, staat er behandeltijd en dus kosten tegenover.
Wat de hoogte van de kosten bepaalt
De rechtsvorm van uw onderneming speelt een rol. Bij een eenmanszaak wordt in de regel alleen de ondernemer zelf gescreend; bij een bv, nv of andere rechtspersoon kijkt Justis naar de bestuurders en, afhankelijk van de structuur, naar leidinggevenden die feitelijk zeggenschap hebben. Hoe meer natuurlijke personen in de screening worden meegenomen, hoe uitgebreider het onderzoek en hoe eerder dat in de tariefstructuur van Justis terugkomt.
Ook het aantal aanvragen telt mee, maar niet zoals u misschien verwacht: een GVA is gekoppeld aan de onderneming, niet aan een specifieke aanbesteding. Vraagt u eenmaal een geldige verklaring aan, dan kunt u die binnen de geldigheidstermijn voor meerdere inschrijvingen gebruiken. Wie voor elke aanbesteding opnieuw aanvraagt terwijl de vorige verklaring nog geldig is, betaalt onnodig dubbel. Dat is precies waarom de geldigheidsbewaking in een documentkluis nuttig is: u ziet in één oogopslag wanneer een bewijsstuk verloopt, in plaats van dat u het pas ontdekt bij het samenstellen van een nieuw dossier. de kennisbank met uitleg per bewijsstuk gaat dieper in op welke verklaringen een geldigheidstermijn hebben en welke niet.
Tijd is ook een kostenpost
Naast het geldbedrag rekent u met doorlooptijd. Justis behandelt aanvragen niet per direct, en spoed is doorgaans niet mogelijk. Wie pas na het openen van een aanbesteding beseft dat de GVA nog moet worden aangevraagd, loopt het risico dat de verklaring er niet op tijd is voor de inschrijfdeadline. Dat is geen juridisch probleem maar een praktisch: een ontbrekend bewijsstuk bij het indienen kan ertoe leiden dat de inschrijving niet compleet is.
De praktische les is dus: vraag de GVA aan zodra duidelijk is dat u structureel op aanbestedingen wilt inschrijven, niet pas op het moment dat een aanbestedende dienst erom vraagt. Een geldige verklaring op de plank scheelt bij de volgende inschrijving zowel geld als tijd.
Wanneer u de kosten kunt voorkomen
Niet elke aanbesteding vraagt om een GVA. Bij onderhandse trajecten en bij opdrachten onder de nationale drempel wordt vaak volstaan met een eigen verklaring op het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, zonder dat er een aparte GVA nodig is. Of dat voor een specifieke leidraad geldt, leest u in de eisenlijst die bij het document hoort. Twijfelt u of een opdracht voor uw bedrijf de moeite van de kosten en de tijd waard is, dan geeft de gratis tender-check een eerlijke eerste indicatie zonder dat u daar iets voor hoeft aan te leveren dat nog niet klaar is.
De afweging blijft uiteindelijk aan u: een GVA is een eenmalige investering die voor meerdere aanbestedingen meegaat, maar bij een opdracht die toch al buiten uw bereik ligt, is het verstandiger om die kosten niet te maken. Antwoorden op vragen als deze, en op andere vragen die bij het opbouwen van een dossier opkomen, vindt u overzichtelijk terug in de veelgestelde vragen over inschrijven.
Wilt u weten of uw bedrijf voor een concrete aanbesteding een GVA nodig heeft en of de kosten in verhouding staan tot de kans op een goede inschrijving, doe dan de gratis tender-check of blader door de kennisbank voor de stukken die bij uw situatie horen.