Wat kost een Bibob-toets bij een aanbesteding?
Er is geen vast tarief dat de overheid u in rekening brengt voor een Bibob-toets. De toets zelf wordt uitgevoerd door de aanbestedende dienst, eventueel met advies van het Landelijk Bureau Bibob, en daarvoor ontvangt u als onderneming geen factuur. De kosten die u wél maakt, zitten in wat ervoor nodig is om het vragenformulier compleet en kloppend in te vullen: tijd van uw eigen mensen, het verzamelen van bewijsstukken, en soms de inzet van een adviseur of jurist als de vragen over eigendomsstructuur of financiering ingewikkeld worden.
Of een Bibob-toets bij een aanbesteding aan de orde is, bepaalt de aanbestedende dienst zelf. Dat gebeurt niet bij elke opdracht; het hangt af van het beleid van de gemeente, provincie of andere opdrachtgever en van de aard van de opdracht. Bouw en vastgoed zijn sectoren waar de toets relatief vaak voorkomt, maar een vaste drempel die voor alle aanbestedingen geldt, bestaat niet.
Waar de kosten vandaan komen
De rekening die u voelt, is bijna altijd indirect. Een Bibob-vragenformulier vraagt om gedetailleerde informatie over de onderneming: wie de bestuurders zijn, hoe de financiering is geregeld, wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn, en soms ook informatie over eerdere ondernemingen van dezelfde bestuurders. Dat verzamelen kost tijd, zeker als de informatie niet al op één plek staat.
Bij een eenvoudige onderneming met een overzichtelijke structuur is dat een kwestie van een paar uur. Bij een onderneming met meerdere vestigingen, aandeelhouders of recente overnames kan het aanzienlijk meer tijd vragen, en is het niet ongewoon dat een boekhouder, notaris of jurist wordt ingeschakeld om de vragen correct te beantwoorden. Die uren zijn de werkelijke kostenpost, niet een tarief dat ergens vastligt.
Wat de hoogte van die kosten bepaalt
Drie dingen spelen hierbij een rol. Ten eerste de complexiteit van uw ondernemingsstructuur: een eenmanszaak met één eigenaar heeft minder uit te leggen dan een groep met meerdere bv's en buitenlandse aandeelhouders. Ten tweede de volledigheid van uw eigen administratie op het moment dat de vraag komt. Staan jaarrekeningen, uittreksels en eigendomsgegevens al op orde, dan is het invullen vooral overtypen. Ontbreekt dat, dan moet het eerst worden opgevraagd of gereconstrueerd, en dat kost tijd die niet altijd beschikbaar is binnen een aanbestedingstermijn.
Ten derde de vraag of er iets in uw voorgeschiedenis staat dat om uitleg vraagt. Dat is geen kostenpost in geld, maar wel in tijd en, afhankelijk van de situatie, in de noodzaak om juridisch advies in te winnen over hoe u dat het best toelicht. Dit artikel gaat niet in op wat er in uw specifieke situatie speelt; daarvoor is een jurist of de bevoegde instantie het juiste aanspreekpunt.
Verwar het niet met de Gedragsverklaring Aanbesteden
De Bibob-toets en de Gedragsverklaring Aanbesteden worden vaak in één adem genoemd, maar het zijn verschillende instrumenten met een andere herkomst en een ander proces. De Gedragsverklaring Aanbesteden vraagt u zelf aan bij Justis en kent een eigen doorlooptijd en kosten. De Bibob-toets wordt door de aanbestedende dienst zelf uitgevoerd of uitgezet, op basis van de gegevens die u aanlevert. Beide kunnen in dezelfde aanbesteding gevraagd worden, maar ze horen niet automatisch bij elkaar.
Vertraging is de echte kostenpost
De grootste praktische kostenpost bij een Bibob-vraag is zelden het invullen zelf, maar de vertraging die ontstaat als documentatie niet op tijd compleet is. Een aanbestedingstermijn loopt door, ook als uw administratie nog bij elkaar gezocht moet worden. Wie pas bij de knock-outeisen van een leidraad ontdekt dat er een Bibob-vraag in zit, heeft minder ruimte om dat rustig te regelen dan wie dat al bij het opstellen van het bedrijfsprofiel in kaart heeft.
Daarom helpt het om kerngegevens, eigendomsstructuur en financiële stukken al vast te leggen voordat een concrete aanbesteding daar om vraagt. In de kennisbank met uitleg per onderwerp staat hoe dat soort bewijsstukken zich verhoudt tot andere knock-outs in een aanbesteding, en de gratis tender-check laat in een paar minuten zien of een leidraad dit soort eisen stelt voordat u er tijd in steekt.
Wilt u eerst begrijpen hoe firmai.eu een leidraad uitleest en waar die informatie vandaan komt, lees dan de uitleg over hoe het platform werkt. En staat u voor het eerst voor een Bibob-vraag in een aanbesteding, dan vindt u in de veelgestelde vragen over inschrijven meer achtergrond over hoe dit soort eisen naast de rest van de papierberg past.
De beste manier om te zien of dit voor uw volgende aanbesteding relevant is, blijft de gratis tender-check: leidraad erin, eisenlijst eruit, zonder dat u er een account voor nodig heeft.