De meestgemaakte fout bij het schrijven op de gunningscriteria is dat het plan van aanpak vertelt wie u bent en wat u kunt, in plaats van te antwoorden op de vraag die de aanbestedende dienst stelt. De criteria in de leidraad zijn geen kopjes voor een bedrijfsverhaal, ze zijn beoordelingsvragen met een weging. Wie daar een algemene tekst onder zet, levert een tekst in die prettig leest maar nauwelijks te scoren is.
Het gevolg is voorspelbaar: de beoordelaar zoekt naar een concreet antwoord op het criterium, vindt vooral sfeer en ervaring, en kan weinig punten toekennen. Niet omdat het bedrijf niet geschikt is, maar omdat de tekst niet laat zien hóe het geschikt is voor déze opdracht. Dat is een tekstprobleem, geen geschiktheidsprobleem, en dat maakt het extra vervelend: het is met een andere aanpak te voorkomen.
Waar het misgaat: het plan beschrijft het bedrijf, niet de opdracht
Een gunningscriterium als "beschrijf uw aanpak van de uitvoering" wordt in de praktijk vaak beantwoord met een tekst over de organisatie, het aantal jaren ervaring en de kwaliteitscertificering. Dat is allemaal waar, maar het is geen aanpak. De beoordelaar wil weten wat u concreet gaat doen op deze opdracht, in welke volgorde, met welke risico's, en hoe u die risico's ondervangt. Een generieke tekst die op vrijwel elke aanbesteding past, is voor de beoordelaar een signaal dat er niet specifiek is nagedacht over déze opdracht.
Hetzelfde gebeurt bij criteria over duurzaamheid of social return. De tekst somt op wat het bedrijf in het algemeen aan beleid heeft, terwijl er gevraagd wordt hoe dat beleid concreet wordt ingezet binnen deze opdracht, met wie, en met welk resultaat. Beleid is een uitgangspunt, geen antwoord.
De criteria staan er, maar het antwoord niet
Een tweede, verwante fout is dat sub-gunningscriteria door elkaar worden beantwoord in één lopend verhaal. De leidraad vraagt bijvoorbeeld apart naar planning, risicobeheersing en communicatie met de opdrachtgever. Een tekst die deze drie onderwerpen vermengt in één alinea maakt het voor de beoordelaar lastig te herleiden welk deel bij welk criterium hoort, en dus lastig om er punten aan toe te kennen. Beoordelaars werken doorgaans met een vast beoordelingsformat dat de criteria één voor één afloopt; een tekst die dat format niet volgt, wordt structureel onderbedeeld ten opzichte van een tekst die het wel doet.
Dit is ook waar de koppeling met het bedrijfsprofiel vaak misgaat. Referentieprojecten en kerncijfers zijn sterk materiaal, maar alleen als ze concreet worden gekoppeld aan het criterium dat ze moeten onderbouwen. Een referentie noemen zonder te benoemen wat daaruit is geleerd voor déze opdracht, is een gemiste kans op punten die er wel voor beschikbaar waren.
Herkenbare voorbeelden uit de praktijk
Een installatiebedrijf dat schrijft over veertig jaar vakmanschap, terwijl het criterium vraagt naar de faseringsaanpak bij een verbouwing met een school die openblijft tijdens de werkzaamheden. Een dienstverlener die het woord "kwaliteit" acht keer gebruikt, zonder één keer te beschrijven welke controle daadwerkelijk wordt uitgevoerd en door wie. Een combinatie die de aanpak van de hoofdaannemer beschrijft, maar niet ingaat op de rol en aansturing van de onderaannemer, terwijl het criterium juist daarnaar vraagt. Steeds hetzelfde patroon: de tekst is inhoudelijk sterk, maar beantwoordt niet de specifieke vraag die is gesteld.
Hoe u het voorkomt
De meest werkzame aanpak is simpel, al kost hij discipline: lees het gunningscriterium letterlijk, en schrijf de eerste zin van uw antwoord als een directe reactie daarop. Geen inleiding, geen bedrijfspresentatie, meteen het antwoord. Werk daarna per sub-criterium een aparte alinea uit, in dezelfde volgorde als de leidraad ze noemt. Gebruik referentieprojecten en kerncijfers alleen als onderbouwing van een specifieke uitspraak, niet als losse opsomming.
Het helpt om de tekst na het schrijven nog eens te toetsen aan de vraag: zou een beoordelaar die deze alinea leest, precies kunnen aanwijzen welk punt van het criterium hier wordt beantwoord? Zo niet, dan ontbreekt er iets, ook als de tekst op zichzelf goed leest. In de kennisbank met uitleg per onderdeel van de inschrijving staat meer over hoe gunningscriteria zich verhouden tot de knock-outs, en waarom die twee nooit door elkaar mogen lopen.
Omdat firmai.eu de eisenlijst en de gunningscriteria uit de leidraad haalt en u die eerst ter bevestiging voorlegt, wordt het plan van aanpak vervolgens opgebouwd langs de criteria zoals de aanbestedende dienst ze zelf heeft geformuleerd, per criterium apart. Dat lost het schrijfprobleem niet automatisch op, maar het voorkomt wel dat een tekst überhaupt langs het verkeerde criterium wordt opgebouwd. Wilt u eerst zien welke eisen en criteria in uw leidraad staan, dan kan dat gratis en zonder account via de tender-check.
Wie twijfelt of het de moeite waard is om tijd in een specifieke aanbesteding te steken, kan dat het beste vóór het schrijfwerk vaststellen, niet erna. Een eerlijke bid- of no-bid-indicatie voorkomt dat er uren gaan zitten in een plan van aanpak voor een opdracht waar de aansluiting met het profiel eigenlijk te dun is. Meer over hoe die indicatie tot stand komt, en waar de informatie vandaan komt, leest u op de pagina die uitlegt hoe firmai.eu tot een indicatie komt.
Als u overweegt om dit structureel anders aan te pakken, bijvoorbeeld voor meerdere aanbestedingen per jaar, geeft het overzicht van abonnementen en wat daarin zit inzicht in wat wel en niet standaard wordt meegenomen bij het opbouwen van het plan van aanpak.
Heeft u een leidraad liggen en wilt u binnen een half uur weten welke gunningscriteria erin staan en of ze aansluiten bij uw profiel, doe dan de gratis tender-check of blader door de kennisbank voor het onderdeel waar u nu tegenaan loopt.