De meestgemaakte fout bij een plan van aanpak is dat het beschrijft wie u bent en wat uw bedrijf allemaal kan, in plaats van antwoord te geven op de exacte vraag die in de leidraad staat. Een beoordelingscommissie werkt met een puntensysteem dat is gekoppeld aan de gunningscriteria en de subcriteria daaronder. Wie een mooi, breed verhaal schrijft dat niet één op één aansluit bij die criteria, levert een tekst af die prettig leest maar weinig punten oplevert.
Dit gebeurt vaker dan u zou denken, ook bij bedrijven die inhoudelijk uitstekend werk leveren. De reden is simpel: een plan van aanpak voelt als een verkooptekst, en verkopen is wat de meeste ondernemers gewend zijn. Een aanbesteding beoordeelt echter niet hoe overtuigend u schrijft, maar of uw tekst letterlijk raakt aan wat er gevraagd wordt.
De fout: schrijven over uzelf in plaats van over de vraag
Een leidraad stelt vaak een concrete vraag, bijvoorbeeld hoe u de planning bewaakt bij onvoorziene vertraging, of hoe u communiceert met de opdrachtgever tijdens de uitvoering. Het antwoord dat dan volgt, gaat regelmatig over de jarenlange ervaring van het bedrijf, de kwaliteit van het team, of de tevredenheid van eerdere klanten. Dat is allemaal waar, maar het beantwoordt de vraag niet. Een beoordelaar die met een scoreformulier naast de tekst zit, vindt het gevraagde antwoord simpelweg niet terug en kan er dus geen punten aan toekennen.
De oplossing zit niet in mooier schrijven, maar in structuur. Herhaal in uw tekst in eigen woorden waar het subcriterium naar vraagt, en beantwoord dat vervolgens direct en concreet. Algemene bedrijfsinformatie hoort in het UEA en in de bijlagen, niet in het plan van aanpak zelf.
Tweede veelvoorkomende fout: de tekenlimiet niet benutten of negeren
Veel leidraden geven een maximumaantal tekens of woorden per criterium. Twee dingen gaan hier vaak mis. Sommige inschrijvers overschrijden de limiet, met als gevolg dat de tekst wordt afgekapt of het antwoord ongeldig wordt verklaard. Anderen blijven ver onder de limiet en laten daarmee ruimte liggen die ze hadden kunnen gebruiken om het antwoord verder te onderbouwen. Beide situaties kosten punten die met een beetje planning te voorkomen waren.
Derde fout: geen aansluiting bij het beoordelingskader
Sommige aanbestedingen werken met een expliciet beoordelingskader: wat scoort een onvoldoende, een voldoende, een goed en een uitstekend. Een tekst die dat kader niet volgt, laat de beoordelaar zelf het werk doen om te bepalen in welke categorie uw antwoord valt. Dat werkt zelden in uw voordeel. Een tekst die de taal van het beoordelingskader spiegelt, maakt het voor de commissie eenvoudig om te scoren wat u daadwerkelijk aanbiedt.
Hoe u dit voorkomt
De kern is: lees de vraag letterlijk, beantwoord de vraag letterlijk, en laat de rest weg. Begin elk antwoord met een korte samenvatting van wat er gevraagd wordt, geef vervolgens een concreet en werkbaar antwoord, en sluit af met wat dat oplevert voor de opdrachtgever. Vermijd algemene claims zonder onderbouwing, en vermijd tekst die evengoed in elke andere inschrijving had kunnen staan. Een goed plan van aanpak is specifiek voor déze opdracht, niet voor uw bedrijf in het algemeen.
Het helpt om vooraf helder te hebben welke eisen knock-out zijn en welke criteria daadwerkelijk punten opleveren; dat onderscheid wordt uitgelegd in de kennisbank met uitleg per onderwerp. Wie nog moet bepalen of een aanbesteding de moeite waard is om op te schrijven, kan dat eerst nagaan met de gratis tender-check, die ook een eerlijk nee kan geven.
Wat firmai.eu hierin doet en niet doet
De generator van firmai.eu bouwt het plan van aanpak op de gunningscriteria uit de leidraad die u uploadt, met de structuur en tekenlimieten die daarbij horen. De tekst wordt u altijd ter bevestiging voorgelegd voordat er iets definitief is; u blijft degene die de inhoud beoordeelt en aanvult vanuit uw eigen praktijk. Hoe dat proces precies werkt, staat toegelicht op hoe het proces precies werkt. Firmai.eu vult nooit een prijs in en dient nooit namens u in; dat blijft altijd bij u, met uw eigen inlogmiddel.
Heeft u twijfels over een specifieke leidraad of een lopende inschrijving, bekijk dan de veelgestelde vragen of doe de gratis tender-check om te zien of meeschrijven op deze aanbesteding voor uw bedrijf zinvol is.