De meestgemaakte fout bij het prijzenblad is dat de indeling wordt aangepast aan de eigen manier van rekenen, in plaats van andersom. Een aanbestedende dienst geeft een vast format met vaste posten, vaste eenheden en vaak vaste formules voor de totaalprijs. Zodra u een regel toevoegt, een post samenvoegt of een BTW-behandeling anders invult dan gevraagd, is het prijzenblad niet meer vergelijkbaar met dat van andere inschrijvers. En onvergelijkbaar betekent in de praktijk: terzijde gelegd, ongeacht hoe scherp uw prijs is.
Daarnaast gaat het vaak mis op drie kleinere maar even harde punten: een rekenfout tussen de som van de posten en de ingevulde totaalprijs, een post die per ongeluk op nul blijft staan, en een prijzenblad dat niet meer aansluit op een wijziging uit de nota van inlichtingen. Elk van die drie kan voldoende zijn om een verder prima inschrijving alsnog ongeldig te maken.
Waarom het prijzenblad zo onvergevend is
Bij geschiktheidseisen en het plan van aanpak is er vaak nog ruimte voor uitleg of een aanvullende toelichting. Bij het prijzenblad is die ruimte er meestal niet. Het is een rekenkundig document: de aanbestedende dienst wil posten kunnen optellen, vergelijken en controleren zonder elke inschrijving apart te hoeven interpreteren. Een format dat is aangepast, ook al is de bedoeling helder, is voor een beoordelaar een reden om te twijfelen of de vergelijking nog eerlijk is. Die twijfel valt vrijwel altijd in het nadeel van de inschrijver uit.
Dit raakt aan het onderscheid tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria: het prijzenblad hoort meestal bij de knock-outkant van de inschrijving, niet bij de kant waarop wordt gescoord. Wie dat verschil niet scherp heeft, onderschat al snel hoe streng een prijzenblad wordt getoetst. het verschil tussen knock-outs en gunningscriteria uitgelegd geeft daar een compleet overzicht van.
De posten die vaak over het hoofd worden gezien
Een post die niet van toepassing lijkt, wordt soms leeg gelaten in plaats van ingevuld met een nul of een toelichting. Voor het systeem van de aanbestedende dienst is een lege cel echter niet hetzelfde als een nul: het kan worden gelezen als een ontbrekend antwoord, en dat is precies wat een geldigheidscontrole afkeurt. Hetzelfde geldt voor optionele posten of stelposten: die staan er niet voor de sier, en een leeg vakje levert vaker een afwijzing op dan een ingevulde nul.
Ook de eenheid waarin een post wordt gevraagd, verdient aandacht. Per stuk, per uur, per vierkante meter, per jaar: het lijkt een detail, maar een prijs die in de verkeerde eenheid is ingevuld, is rekenkundig een andere prijs dan bedoeld. Bij een geautomatiseerde optelling van het prijzenblad wordt dat zelden met de hand gecorrigeerd.
De nota van inlichtingen en het prijzenblad
Een wijziging in de nota van inlichtingen raakt regelmatig het prijzenblad, bijvoorbeeld omdat een post wordt geschrapt, een hoeveelheid wordt bijgesteld of een nieuwe post wordt toegevoegd. Wie het oorspronkelijke prijzenblad al had klaargezet en de wijziging niet doorvoert, dient in feite een verouderd document in. Dat is een fout die makkelijk te voorkomen is door het prijzenblad pas in de laatste dagen voor de deadline definitief te maken, na de laatste nota van inlichtingen.
Wat u wel en niet kunt automatiseren
De structuur van het prijzenblad, de posten, de eenheden en de koppeling met de eisen uit de leidraad, is precies het soort werk dat foutgevoelig is als het handmatig gebeurt. Firmai.eu leest de leidraad uit en zet de structuur van het prijzenblad voor u klaar, inclusief de posten die u anders over het hoofd zou zien. De prijs zelf vult firmai.eu nooit in en suggereert die ook niet: dat is en blijft uw eigen inschatting, gebaseerd op uw eigen calculatie.
Of een inschrijving voor uw bedrijf überhaupt zinvol is, hangt niet alleen af van het prijzenblad maar van de hele set eisen. Met de gratis tender-check die een eisenlijst en een bid- of no-bid-indicatie geeft ziet u dat binnen een paar minuten, zonder dat u een account hoeft aan te maken.
Kort samengevat
Het prijzenblad wordt onderschat omdat het rekenkundig eenvoudig oogt. Juist daardoor wordt een afwijkende indeling, een lege cel of een gemiste wijziging uit de nota van inlichtingen niet als klein gezien door de aanbestedende dienst, maar als een reden om de inschrijving niet mee te nemen. Wie het prijzenblad exact volgt zoals aangeleverd, controleert op rekenfouten en het als laatste vaststelt na de laatste nota van inlichtingen, voorkomt het grootste deel van de problemen.
Wilt u weten hoe firmai.eu de rest van het dossier opbouwt, van het UEA tot de kopieerlijst voor het platform? Bekijk hoe firmai.eu een inschrijving stap voor stap samenstelt of lees de veelgestelde vragen als u eerst wilt weten wat er precies wel en niet automatisch gaat. Een halfuur is meestal genoeg om te zien of dit voor uw bedrijf iets oplevert.