Wat is de Gedragsverklaring Aanbesteden precies
De Gedragsverklaring Aanbesteden, meestal afgekort tot GVA, is een verklaring die Justis namens de screeningsautoriteit afgeeft over uw onderneming. De verklaring toont aan dat er in de periode voorafgaand aan de aanvraag geen rechterlijke veroordeling is geweest voor een aantal specifiek benoemde strafbare feiten, zoals bepaalde vormen van fraude, omkoping of deelname aan een criminele organisatie. Aanbestedende diensten vragen de GVA op om te toetsen of er sprake is van een uitsluitingsgrond. Het is dus geen kwaliteitskeurmerk en geen oordeel over hoe u onderneemt, maar een formeel bewijsstuk dat een specifiek deel van de eisenlijst afvinkt.
Het detail dat bij dit onderwerp het vaakst voor vertraging zorgt, is niet de inhoud van de verklaring maar de tijd die de aanvraag kost. Waar de meeste bewijsstukken in een inschrijving binnen een paar dagen te regelen zijn, ligt dat bij de GVA anders: Justis behandelt aanvragen niet van de ene op de andere dag, en die doorlooptijd valt vaak niet binnen de deadline van een aanbesteding als u er pas aan begint zodra u de leidraad heeft gelezen.
Wanneer moet u de GVA aanleveren
Of de GVA wordt gevraagd, staat in de eisenlijst van de aanbesteding, meestal onder de knock-outeisen. Niet elke aanbesteding vraagt erom; het hangt af van de aanbestedende dienst en het type opdracht. Bij opdrachten in de bouw, infrastructuur en bepaalde overheidsdiensten komt de eis vaker voor dan bij kleinere leveringen. Staat de eis er wel, dan geldt hij meestal voor de inschrijvende onderneming zelf, en soms ook voor bestuurders of voor onderaannemers waarop u een beroep doet. Lees de leidraad dus precies na op wie de eis van toepassing is, want dat verschilt per aanbesteding. Wie dat overzicht liever in één keer op orde brengt, kan de eisenlijst van een concrete leidraad laten uitlezen via de gratis tender-check, die de knock-outs apart benoemt voordat u verder gaat.
Hoe vraagt u de verklaring aan en hoe lang duurt het
De aanvraag verloopt via Justis, niet via de aanbestedende dienst en niet via TenderNed. U vraagt de verklaring aan voor de rechtspersoon, met de bijbehorende KvK-gegevens, en in de meeste gevallen ook voor de bestuurders die op dat moment aan die rechtspersoon verbonden zijn. De behandeltijd is de reden waarom dit onderwerp meer aandacht verdient dan de andere formulieren in een dossier: waar u een ingevuld UEA of een referentieformulier in een middag rond kan krijgen, ligt de doorlooptijd bij Justis hoger en is die niet te versnellen door de aanbesteding zelf. Wie pas bij het invullen van het dossier ontdekt dat de GVA nodig is, loopt het risico dat de verklaring er simpelweg niet op tijd is, ook al is er verder niets mis met de onderneming.
De verklaring is niet eeuwig geldig
Een afgegeven GVA is een momentopname en heeft een beperkte geldigheidsduur. Na verloop van tijd moet u een nieuwe aanvragen, ook als er in de tussentijd niets is veranderd aan de onderneming. Voor bedrijven die met enige regelmaat inschrijven, is het dus zaak om de geldigheidsdatum ergens vast te leggen in plaats van er telkens bij de volgende aanbesteding achter te komen dat het document verlopen is. Een documentkluis die verloopdata bewaakt, voorkomt dat dit moment u overvalt op het verkeerde tijdstip; zo'n overzicht van geldigheid staat toegelicht in de uitleg van hoe firmai.eu dat bijhoudt.
Wat als u de verklaring niet op tijd heeft
Als de GVA als knock-outeis in de leidraad staat en u kunt hem niet tijdig aanleveren, is de kans reëel dat de inschrijving om die reden ongeldig wordt verklaard, ongeacht hoe sterk de rest van het dossier is. Dat is precies waarom dit onderwerp thuishoort bij de allereerste lezing van een leidraad, en niet bij de laatste loodjes van het dossier. Een eerlijke inschatting op dit punt begint met het scheiden van de eisen die u met een druk op de knop kunt regelen van de eisen die weken kosten. Andere veelvoorkomende bewijsstukken en verklaringen, met hun eigen aandachtspunten, staan overzichtelijk bij elkaar in de kennisbank over de papierberg van een inschrijving.
Zelf uitzoeken of dit voor u speelt
Of de GVA in een specifieke aanbesteding wordt gevraagd, en voor wie precies, verschilt per leidraad en is niet met een algemene vuistregel te beantwoorden. Wilt u dat zonder gepuzzel weten, dan leest u de leidraad het snelst uit via de gratis tender-check; heeft u vragen over hoe firmai.eu met dit soort documenten en de bewaking van geldigheid omgaat, dan vindt u dat terug bij de veelgestelde vragen. Zo weet u binnen een halfuur of dit onderdeel voor uw volgende inschrijving relevant is, en of er nog tijd genoeg is om het op te lossen.