Nee, er is geen landelijke wijziging in de tekenlimiet voor het plan van aanpak. Er bestaat geen centrale regel die voorschrijft hoeveel tekens, woorden of pagina's een plan van aanpak mag bevatten. Elke aanbestedende dienst bepaalt dat zelf, per opdracht, en legt het vast in de aanbestedingsleidraad. Wat dit jaar wél verandert, is dus nooit de limiet zelf maar hoogstens de manier waarop diensten ermee omgaan, en dat verschilt van gemeente tot gemeente en van opdracht tot opdracht.
Dat betekent dat de vraag eigenlijk twee keer moet worden gesteld. Verandert er iets op stelselniveau, in de wet- of regelgeving rond aanbesteden? Daarover is op dit moment niets vastgesteld dat specifiek over tekenlimieten gaat. En verandert er iets in de praktijk, bij de aanbesteding waar u op wilt inschrijven? Dat ziet u alleen terug in de leidraad van die specifieke procedure, en nergens anders.
Waarom er geen centrale limiet is
De Aanbestedingswet laat aanbestedende diensten veel ruimte om gunningscriteria en de vorm van een plan van aanpak zelf in te richten. Een tekenlimiet is een instrument dat een dienst gebruikt om inschrijvingen vergelijkbaar te houden en de beoordelingslast beheersbaar te maken, niet een wettelijke verplichting. De ene gemeente vraagt om maximaal vierduizend tekens per gunningscriterium, de andere om twee A4'tjes, en een derde stelt helemaal geen limiet en vertrouwt op de goede smaak van de inschrijver. Al die keuzes zijn toegestaan, zolang ze voor iedere inschrijver gelijk zijn.
Omdat de limiet per opdracht wordt vastgesteld, kan hij ook per opdracht veranderen zonder dat er landelijk iets verschuift. Een dienst die vorig jaar geen limiet stelde, kan dit jaar wel een limiet invoeren, gewoon omdat de inkoper dat prettiger vindt beoordelen. Dat is geen trend die u overal terugziet, het is een keuze van één opdrachtgever bij één aanbesteding.
Wat dan wel opvalt in de praktijk
Wat u wel vaker ziet, is dat diensten strenger worden in de handhaving van een limiet die er al was. Een plan van aanpak dat over de grens gaat, wordt dan niet meer welwillend gelezen tot aan het teken waarop de limiet valt, maar simpelweg afgekapt of terzijde gelegd. Dat is geen wijziging in de limiet zelf, maar in hoe streng hij wordt toegepast, en dat merkt u pas als u de leidraad niet goed genoeg heeft gelezen.
Een tweede verschuiving die opvalt, is dat meer aanbestedende diensten expliciet vermelden of bijlagen, tabellen of afbeeldingen wel of niet meetellen voor de limiet. Vroeger stond dat vaak niet vermeld en ontstond er discussie achteraf; nu wordt het steeds vaker vooraf in de leidraad of de nota van inlichtingen benoemd. Ook dat is geen landelijke regel, het is een verbetering in de manier waarop individuele diensten hun stukken opstellen.
Hoe u dit per aanbesteding controleert
De enige betrouwbare manier om te weten of de tekenlimiet voor uw aanbesteding is veranderd ten opzichte van een vergelijkbare opdracht die u eerder deed, is de leidraad van dit specifieke traject lezen. Zoek naar het gunningscriterium plan van aanpak en kijk of daar een maximumaantal tekens, woorden of pagina's bij staat, en of er een uitzondering geldt voor bijlagen. Staat er niets, dan is dat net zo belangrijk om te weten als wanneer er wel een limiet staat, want dan is het aan u om zelf een leesbare, beoordeelbare lengte te kiezen.
Als u twijfelt of iets in de leidraad een echte limiet is of alleen een richtlijn, is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat te laten verduidelijken door de aanbestedende dienst zelf, niet om er zelf van uit te gaan. de kennisbank met uitleg per onderwerp zet de vaste onderdelen van een leidraad op een rij, zodat u weet waar een tekenlimiet meestal staat en hoe u die herkent.
Bij firmai.eu leest u de leidraad in en krijgt u eerst de eisenlijst en de knock-outs ter bevestiging, voordat er iets wordt ingevuld. Pas daarna schrijft de generator het plan van aanpak op de gunningscriteria van die specifieke aanbesteding, inclusief de tekenlimiet die daarin staat vermeld. Zo voorkomt u dat u een plan schrijft dat inhoudelijk sterk is maar wordt afgekeurd omdat het simpelweg te lang is.
Wat dit voor uw eigen inschrijving betekent
De conclusie is nuchter: ga er niet van uit dat een tekenlimiet dit jaar landelijk is aangescherpt of versoepeld, want die beweging bestaat niet. Ga er wel van uit dat elke leidraad zijn eigen regels stelt, en dat die regels kunnen verschillen van de vorige keer dat u met dezelfde dienst zaken deed. Lees de leidraad dus altijd opnieuw, ook als u de opdrachtgever al kent.
Wilt u eerst weten of een aanbesteding überhaupt bij uw bedrijf past voordat u tijd steekt in het schrijfwerk? Met de gratis tender-check ziet u in een paar minuten de eisenlijst en een eerlijke bid- of no-bid-indicatie, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft. En op de pagina over hoe firmai.eu werkt leest u precies welke stap u zelf bevestigt voordat er iets wordt gegenereerd.