Nee, de Gedragsverklaring Aanbesteden zelf verandert niet ieder jaar van vorm of van wettelijke basis. Justis geeft de verklaring af op basis van het Nederlandse strafrechtelijke systeem, en die basis wijzigt niet zomaar. Wat wél kan verschillen, is hoe een aanbestedende dienst ermee omgaat: welke bestuurders een verklaring moeten overleggen, hoe strikt de geldigheidstermijn wordt gecontroleerd, en of een net verlopen verklaring nog wordt geaccepteerd tijdens de procedure.
Wie googelt op "wijzigingen Gedragsverklaring Aanbesteden" zoekt meestal naar een landelijke aankondiging. Die is er op dit moment niet. Wat er wel gebeurt, is dat aanbestedende diensten de eisen rond de GVA per opdracht net iets anders formuleren, en dat is waar de meeste verwarring vandaan komt. Het is dus zaak om bij elke aanbesteding opnieuw te lezen wat er precies wordt gevraagd, in plaats van te vertrouwen op wat de vorige keer volstond.
Wat de GVA precies is en waarom hij wordt gevraagd
De Gedragsverklaring Aanbesteden is een verklaring die Justis afgeeft en waaruit blijkt dat er geen recente veroordelingen zijn die relevant zijn voor deelname aan een aanbesteding. Aanbestedende diensten gebruiken de verklaring om uitsluitingsgronden te toetsen: situaties waarin een bedrijf, ondanks een geschikt profiel, niet mag meedingen. De verklaring geldt meestal voor een beperkte periode na afgifte, en die periode ligt vast bij Justis, niet bij de aanbestedende dienst.
Omdat de verklaring aan een periode is gebonden, is de praktische vraag voor een MKB-bedrijf niet zozeer "verandert er iets aan de GVA", maar "is mijn verklaring nog geldig op het moment dat ik inschrijf". Dat is een andere vraag dan een juridische wijziging, en het is de vraag die in de praktijk het vaakst misgaat.
Waar de verschillen wél zitten
De kern van de GVA ligt vast, maar de toepassing ervan verschilt per aanbesteding op een paar punten. Sommige aanbestedende diensten vragen de verklaring van alle statutair bestuurders, andere beperken zich tot de bestuurder die tekeningsbevoegd is voor de inschrijving. Bij een recente bestuurswisseling of een nieuwe UBO kan dat betekenen dat er een verklaring nodig is die er nog niet was. Ook de manier waarop de eis in de leidraad wordt geformuleerd, verschilt: de ene aanbesteding vraagt de verklaring als apart bewijsstuk, de andere accepteert dat u in het UEA verklaart dat u eraan voldoet en levert u het bewijs pas op verzoek.
Daarnaast bepaalt de aanbestedende dienst zelf, binnen de gestelde kaders, hoe strikt met een verlopen of bijna verlopen verklaring wordt omgegaan. Twijfelt u daarover bij een concrete opdracht, dan is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat te laten bevestigen, niet een aanname op basis van een eerdere inschrijving.
Waarom een wijziging niet altijd landelijk wordt aangekondigd
Een deel van de verwarring komt doordat wijzigingen in de praktijk vaak lokaal ontstaan: één aanbestedende dienst scherpt de eis aan, een andere niet. Dat is geen landelijke beleidswijziging maar de manier waarop individuele opdrachtgevers hun leidraad opstellen. Voor uw bedrijf is dat onderscheid niet heel relevant: wat telt, is wat er in de leidraad van de aanbesteding staat waar u op wilt inschrijven, niet wat er in algemene zin "verandert". Voor de precieze uitleg van de GVA als bewijsstuk, en hoe die zich verhoudt tot de uitsluitingsgronden in het UEA, kunt u terecht in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Hoe u dit in de gaten houdt zonder er tijd in te steken
Het grootste praktische risico is niet een gemiste wijziging, maar een verklaring die op de dag van indienen net verlopen blijkt. Bedrijven die vaker inschrijven, doen er goed aan de geldigheidstermijn van hun GVA los te volgen van een specifieke aanbesteding. In het bedrijfsprofiel op firmai.eu staat de documentkluis daar precies voor: u zet de verklaring er één keer in en krijgt een signaal zodra de geldigheid verloopt, in plaats van dat u het bij elke nieuwe leidraad opnieuw moet nazoeken. Meer over hoe dat is opgezet leest u bij hoe wij met uw documenten omgaan.
Bij een concrete aanbesteding leest firmai.eu de leidraad uit en legt de eis rond de GVA, samen met de andere knock-outs, eerst ter bevestiging aan u voor voordat er iets wordt ingevuld. Zo ziet u zwart op wit wat er voor déze opdracht wordt gevraagd, in plaats van te varen op wat er de vorige keer voldoende was. Hoe dat proces in elkaar zit, staat uitgelegd bij hoe firmai.eu de leidraad verwerkt.
Twijfelt u of uw huidige GVA en de rest van uw geschiktheid aansluiten bij een aanbesteding die u op het oog heeft? Doe de gratis tender-check: leidraad erin, en u krijgt de eisenlijst met een eerlijke inschatting terug, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.