Ja, een referentieproject dat u buiten Nederland heeft uitgevoerd telt in beginsel gewoon mee bij een aanbesteding. De geschiktheidseisen die een aanbestedende dienst stelt, gaan over de aard, omvang en waarde van het werk — niet over het land waar het is uitgevoerd. Een referentie-eis mag niet zo worden geformuleerd dat alleen Nederlandse opdrachten meetellen; dat zou een ongeoorloofde beperking zijn van de markt die het aanbestedingsrecht juist open probeert te houden.
Waar het wel op aankomt, is de onderbouwing. U moet aannemelijk maken dat het buitenlandse project qua aard en omvang vergelijkbaar is met wat er gevraagd wordt, en de aanbestedende dienst moet de opgave kunnen controleren. Dat laatste is in de praktijk vaak het lastigste punt, niet de vraag of het land ertoe doet.
Wat een aanbestedende dienst wil zien
Een referentie-eis vraagt meestal om een korte beschrijving van het project, de waarde of omvang, de periode waarin het is uitgevoerd, en een contactpersoon bij de opdrachtgever die de gegevens kan bevestigen. Bij een buitenlandse referentie verandert die vraag niet, maar de uitvoering ervan wordt praktischer. De contactpersoon moet bereikbaar zijn en, in de regel, in staat om in het Engels of Nederlands een korte toelichting te geven. Een referentie waarvan de contactpersoon niet meer reageert, telt in de praktijk nauwelijks mee — ongeacht of het project in Rotterdam of Antwerpen lag.
Daarnaast speelt vergelijkbaarheid van normen en certificering. Een installatiewerk dat volgens een lokale norm is uitgevoerd, moet u kunnen koppelen aan de Europese of Nederlandse norm die de aanbesteding noemt. Dat is geen kwestie van vertalen alleen; het gaat om aantonen dat het niveau van het werk gelijkwaardig is. Waar dat lastig te onderbouwen is, is het verstandig dit vooraf te toetsen via de nota van inlichtingen, zodat u niet pas bij de beoordeling merkt dat de referentie wordt afgewezen.
Vertaling en valuta
Een referentieproject met een waarde in een andere valuta moet u omrekenen naar euro's op een manier die navolgbaar is — meestal met de koers op het moment van uitvoering of oplevering. Vermeld welke koers en welk moment u heeft gebruikt, zodat de beoordelaar het kan naslaan. Documenten die niet in het Nederlands of Engels zijn opgesteld, vragen om een vertaling; een aanbestedende dienst hoeft geen documenten te beoordelen die hij niet kan lezen. Een letterlijke vertaling van technische termen is hierbij belangrijker dan een vlotte tekst — het gaat om herkenbaarheid van de vakinhoud, niet om stijl.
Waar het vaker misgaat dan bij de nationaliteit
In de praktijk zit het probleem zelden in het feit dat een referentie uit het buitenland komt. Het zit in de aansluiting op de gestelde eis: een project dat qua omvang net niet aan de gevraagde waarde komt, een contactpersoon die niet reageert op een verificatieverzoek, of een beschrijving die te algemeen is om de vergelijkbaarheid te kunnen beoordelen. Dat geldt voor binnenlandse en buitenlandse referenties evenzeer, maar bij een buitenlands project ontbreekt vaak de vanzelfsprekende achtergrondkennis die een Nederlandse beoordelaar bij een Nederlands project wel heeft. Hoe concreter en verifieerbaarder de referentie, hoe kleiner die achterstand.
Wie referenties structureel wil opbouwen en bijhouden — inclusief de buitenlandse projecten, met de juiste onderbouwing en contactgegevens klaar voor hergebruik — vindt in de kennisbank met uitleg per onderwerp een overzicht van wat aanbestedende diensten precies vragen bij geschiktheidseisen. Dat scheelt uitzoekwerk op het moment dat een leidraad binnenkomt.
Eerst checken of de eis haalbaar is
Voordat u tijd steekt in het vertalen en onderbouwen van een buitenlandse referentie, is het verstandig om eerst te kijken of de eis als geheel haalbaar is voor uw bedrijf. Een gratis en snelle manier om dat te doen is de leidraad laten uitlezen voor een eerlijke inschatting: u krijgt de eisenlijst en een indicatie of meedoen zinvol is, zonder dat u daar een account voor nodig heeft.
Als de referentie-eis eenmaal helder is en uw project voldoet, gaat het bouwen van het dossier verder op dezelfde manier als bij een Nederlandse referentie: kerngegevens vastleggen, het bewijsstuk in de kluis bewaren met de geldigheid ervan, en de tekst klaarzetten voor het UEA en het plan van aanpak. Hoe dat proces precies werkt en waar de informatie in het dossier vandaan komt, staat toegelicht op de pagina die het proces stap voor stap laat zien.
Heeft u twijfels over een specifiek geval — bijvoorbeeld of een certificering uit een ander land als gelijkwaardig geldt — dan is dat uiteindelijk een vraag voor de aanbestedende dienst zelf, via de nota van inlichtingen, of voor een jurist die de leidraad kent. Algemene twijfels over wat wel en niet gebruikelijk is, zijn vaak al beantwoord in het overzicht met veelgestelde vragen.
Wilt u weten of uw situatie kansrijk is voordat u tijd steekt in vertalingen en onderbouwing? Doe de gratis tender-check of blader door de kennisbank — dat geeft in een halfuur duidelijkheid, zonder verplichtingen.