Ja, en dat is ook de bedoeling
eHerkenning aanvragen is geen stap die u aan een ander overlaat. U vraagt het zelf aan bij een erkende leverancier, op naam van uw bedrijf, met uw eigen KvK-gegevens. Daarna wijst u binnen uw organisatie aan wie met dat middel mag inloggen en namens het bedrijf mag handelen op TenderNed. Dat laatste heet een machtiging, en ook die regelt u zelf.
Een adviseur of platform kan u helpen met de voorbereiding, het aanvragen van het juiste betrouwbaarheidsniveau en het uitleggen van de stappen. Wat niemand voor u kan doen, is zelf inloggen en namens uw bedrijf indienen. Dat moet met het middel dat op uw bedrijf staat, door iemand die daar binnen uw organisatie toe gemachtigd is.
Wat eHerkenning precies is
eHerkenning is een inlogmiddel voor bedrijven, vergelijkbaar met DigiD maar dan gekoppeld aan uw KvK-nummer in plaats van aan een persoon. Overheidsinstanties gebruiken het om te controleren dat degene die inlogt ook daadwerkelijk namens het bedrijf mag handelen. TenderNed vraagt voor het indienen van een inschrijving doorgaans een bepaald betrouwbaarheidsniveau; welk niveau precies nodig is, leest u op het platform zelf of bij de aanbesteding in kwestie, want dat kan per situatie verschillen.
U kiest bij het aanvragen een leverancier, een niveau en de persoon of personen die het middel gaan gebruiken. Dat laatste is een bewuste keuze: niet iedereen binnen het bedrijf hoeft toegang te hebben, en bij meerdere aanbestedingen tegelijk is het prettig als er een vaste medewerker verantwoordelijk is voor het inloggen en indienen.
Wie binnen uw bedrijf eHerkenning nodig heeft
Bij een eenmanszaak is dat vaak de ondernemer zelf. Bij een bv of vof is het gebruikelijk dat een directeur of een daartoe gemachtigde medewerker het middel aanvraagt en gebruikt. Belangrijk is dat de machtiging aansluit bij wie binnen uw bedrijf daadwerkelijk bevoegd is om namens de organisatie in te schrijven op een aanbesteding. Dat is iets anders dan wie het plan van aanpak schrijft of de stukken verzamelt: die voorbereiding mag door meerdere mensen worden gedaan, het indienen zelf gebeurt door degene met de machtiging.
Als u niet zeker weet welke geschiktheidseisen en formaliteiten bij een concrete aanbesteding horen, geeft de gratis tender-check in een paar vragen een eerste beeld, los van wat u verder met eHerkenning regelt.
Waarom een extern bureau niet voor u kan inloggen
Het komt voor dat bedrijven overwegen om de hele inschrijving, inclusief het indienen, door een adviesbureau te laten doen. Dat kan niet op de manier die veel ondernemers verwachten: het inlogmiddel en de machtiging horen bij uw bedrijf, niet bij de adviseur. Een derde partij die met een eigen account namens u zou inloggen, zet de inschrijving niet neer als uw bedrijf maar als een ander. Daarom regelt firmai.eu nooit het indienen zelf: wij bouwen het dossier, u dient in met uw eigen eHerkenning. Hoe dat proces eruitziet, staat beschreven op de pagina over hoe het platform werkt.
Dit is ook de reden waarom het verstandig is om eHerkenning tijdig te regelen, los van een specifieke aanbesteding. Zodra u weet dat u vaker wilt inschrijven, is het geen overbodige luxe om het middel en de machtiging eenmalig goed in te richten in plaats van bij elke deadline opnieuw te moeten uitzoeken wie waar toegang toe heeft.
Wanneer hulp wel zin heeft
Waar hulp wel verschil maakt, is bij de keuze van het juiste niveau, het inschatten van de doorlooptijd ten opzichte van een deadline, en het navragen bij de leverancier als een aanvraag vastloopt op een controle. Ook het uitzoeken van wie binnen een combinatie of bij onderaanneming welk middel nodig heeft, is iets waar een buitenstaander met overzicht van nut kan zijn. Dat is ondersteuning bij de voorbereiding, geen vervanging van het inloggen zelf.
Voor de rest van het traject, van de eisenlijst tot het ingevulde UEA en het prijzenblad, geldt hetzelfde uitgangspunt: elk onderdeel wordt aan u ter bevestiging voorgelegd voordat het wordt gebruikt, want de inschrijving blijft uw woord. Een overzicht van de onderwerpen waar u vaker tegenaan loopt bij het indienen vindt u in de kennisbank, en praktische vragen over het platform zelf staan verzameld onder de veelgestelde vragen.
Kort samengevat
eHerkenning aanvragen regelt u zelf, bij een erkende leverancier, op naam van uw bedrijf. De voorbereiding en de keuze van het juiste niveau kunt u laten ondersteunen, maar het inloggen en indienen op TenderNed blijft aan u en aan de medewerker die u daartoe machtigt. Wilt u eerst weten of een concrete aanbesteding überhaupt bij uw bedrijf past voordat u tijd steekt in eHerkenning en de rest van het dossier? Doe dan eerst de gratis tender-check, zonder account, en bekijk daarna rustig welke onderdelen u zelf oppakt en waar firmai.eu het voorbereidende werk uit handen neemt.