Kan ik de Gedragsverklaring Aanbesteden zelf aanvragen?
Ja, en dat moet ook. De Gedragsverklaring Aanbesteden, kortweg de GVA, vraagt u aan bij Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat gaat via het eigen aanvraagformulier van Justis, met eigen inlogmiddelen en met gegevens over de rechtspersoon en de bestuurders. Een adviesbureau, een platform of een collega kan die aanvraag niet namens u indienen, omdat de verklaring is gekoppeld aan de rechtspersoon zelf en aan de natuurlijke personen die daarbinnen bepaalde functies bekleden.
Wat een ander wel voor u kan doen, is het voortraject: nagaan of u de verklaring nodig heeft voor de aanbesteding waarop u wilt inschrijven, controleren of een eerder afgegeven exemplaar nog geldig is, en de aanvraag inhoudelijk voorbereiden zodat u bij Justis niet met losse eindjes zit. Het indienen zelf, met uw eigen identificatie, blijft aan u.
Waarom deze verklaring niet uitbesteedbaar is
De GVA verklaart dat er over een bepaalde periode geen veroordelingen zijn geweest die relevant zijn voor de uitsluitingsgronden in een aanbesteding. Justis toetst dat aan gegevens die aan de rechtspersoon en aan specifieke functionarissen zijn gekoppeld. Een derde partij heeft geen wettelijke grondslag om die toets namens u te laten uitvoeren of om de uitkomst op te vragen. Dat is precies de reden dat firmai.eu deze stap niet voor u doet: het platform helpt bij het samenstellen van het dossier, maar de aanvraag bij Justis en het indienen bij de aanbestedende dienst blijven bij de klant, met zijn eigen inlogmiddel.
Dit onderscheid komt vaker terug bij aanbestedingen. Sommige stappen zijn administratief van aard en lenen zich goed voor ondersteuning: het invullen van standaardformulieren, het opstellen van een plan van aanpak op basis van de gunningscriteria, het samenvoegen van referentieprojecten uit een eerder vastgelegd profiel. Andere stappen zijn persoonsgebonden of vereisen een officiële identificatie, en die kunnen per definitie niet door een ander worden overgenomen. De GVA is daar een duidelijk voorbeeld van, net als het inloggen op TenderNed met eHerkenning en het daadwerkelijk indienen van de inschrijving.
Wat u vooraf kunt checken
Voordat u de aanvraag start, is het zinvol om te weten of de aanbesteding waarop u wilt inschrijven de GVA daadwerkelijk vraagt, en of een eerder afgegeven verklaring nog binnen de geldigheidstermijn valt die de aanbestedende dienst hanteert. Dat scheelt een aanvraag die u niet nodig had, of een aanvraag die u te laat start omdat u dacht dat de oude nog geldig was. In een documentkluis met geldigheidsbewaking ziet u dat soort vervaldata in één overzicht, zodat u niet halverwege een inschrijving ontdekt dat een bewijsstuk verlopen is.
De eisenlijst van een specifieke aanbesteding laat precies zien welke knock-outs gelden, inclusief of de GVA daarbij hoort. leidraad uploaden en de eisenlijst gratis laten uitlezen geeft u dat overzicht voordat u ergens aan begint, en de tender-check mag ook concluderen dat inschrijven voor uw bedrijf geen zin heeft.
De rest van het dossier: wat wel uit handen te geven is
Buiten de GVA en het TenderNed-inloggen bestaat een inschrijving uit veel onderdelen die wel voorbereid en ingevuld kunnen worden op basis van gegevens die u al heeft vastgelegd: het UEA, het plan van aanpak, de formulieren en de structuur van het prijzenblad. Firmai.eu bouwt dat pakket op uit uw bedrijfsprofiel en de uitgelezen eisenlijst, maar elk onderdeel gaat langs u terug voor bevestiging voordat het onderdeel wordt van het dossier. De inschrijving blijft uw woord, ook als de voorbereiding grotendeels geautomatiseerd is.
Wilt u precies weten welke stappen in een aanbesteding u zelf moet zetten en welke u kunt laten voorbereiden? In de kennisbank met uitleg per onderwerp staat dat per stap uitgesplitst, van geschiktheidseisen tot de standstill-termijn. En als u wilt zien hoe firmai.eu de informatie uit een leidraad haalt en waar de grens ligt tussen automatisering en uw eigen verantwoordelijkheid, leest u dat op de pagina waar wordt uitgelegd hoe het platform werkt.
Kort samengevat
De Gedragsverklaring Aanbesteden is een van de weinige onderdelen in een aanbesteding die u niet kunt uitbesteden, simpelweg omdat de wet de aanvraag koppelt aan uzelf en aan uw rechtspersoon. Wat u wel kunt organiseren, is dat u tijdig weet of u hem nodig heeft, of een eerdere verklaring nog geldig is, en dat de rest van het dossier klaarstaat zodra de aanvraag binnen is. Twijfelt u of uw situatie een GVA vereist of hoe de aanvraag precies verloopt, raadpleeg dan Justis zelf of een jurist; firmai.eu geeft daarover geen individueel advies.
Begin bij de tender-check als u nog niet weet of deze aanbesteding voor u interessant is, of doorloop de onderwerpen in de kennisbank als u eerst het hele proces in kaart wilt brengen voordat u iets aanvraagt.