Het korte antwoord
Er is geen vaste, wettelijk voorgeschreven termijn voor de periode tussen de sluitingsdatum van een aanbesteding en het bericht dat u wel of niet gewonnen heeft. Die beoordelingsperiode kan enkele weken duren, bij grotere of complexere opdrachten soms langer. Wat wel vastligt, is de periode ná de gunningsbeslissing: de zogeheten standstill-termijn, waarin de opdracht nog niet definitief wordt gegund en andere inschrijvers de kans krijgen om de beslissing te laten toetsen. Pas na afloop daarvan, en als er geen bezwaar is gemaakt, wordt de overeenkomst gesloten.
De totale doorlooptijd die u als inschrijver ervaart, bestaat dus uit twee delen die vaak door elkaar lopen in de beleving: de tijd die de aanbestedende dienst nodig heeft om alle inschrijvingen te beoordelen, en de wettelijke wachttijd die daarna volgt voordat de opdracht echt van start kan. Beide onderdelen kennen hun eigen knelpunten, en die zijn de moeite van het kennen waard voordat u op basis van een verwachte startdatum al personeel of materieel reserveert.
Vanaf de deadline tot de gunningsbeslissing
Zodra de inschrijftermijn sluit, begint de aanbestedende dienst met het beoordelen van alle inschrijvingen. Eerst worden de knock-outeisen gecontroleerd: is het UEA compleet, zijn de verplichte verklaringen aanwezig, voldoet de inschrijving aan de vormvereisten. Pas daarna volgt de inhoudelijke beoordeling van de gunningscriteria, zoals het plan van aanpak en de prijs. Bij een aanbesteding met veel inschrijvers of met een beoordelingscommissie die meerdere personen onafhankelijk laat scoren, kost dat aantoonbaar meer tijd dan bij een enkelvoudige onderhandse procedure met twee of drie partijen.
Er staat meestal wel een indicatieve termijn in de aanbestedingsstukken zelf, bijvoorbeeld een verwachte datum voor de gunningsbeslissing. Die datum is een planning, geen harde toezegging. Aanbestedende diensten mogen die termijn verschuiven, en doen dat ook geregeld, bijvoorbeeld omdat er onduidelijkheden in inschrijvingen moeten worden opgehelderd of omdat er intern meer afstemming nodig is dan vooraf gedacht. Wilt u vooraf al inschatten hoeveel voorbereidingstijd en beoordelingstijd bij een specifieke opdracht reëel is, dan geeft de gratis check van de leidraad een eerste indicatie op basis van de eisenlijst zelf.
De standstill-termijn: waarom die er is
Na de gunningsbeslissing informeert de aanbestedende dienst alle inschrijvers over de uitkomst, inclusief een motivering waarom de winnende partij is gekozen. Vanaf dat moment loopt een wettelijk voorgeschreven wachttijd, de standstill-termijn. Het doel daarvan is dat afgewezen inschrijvers de gelegenheid krijgen om de beslissing te laten toetsen voordat de overeenkomst definitief wordt gesloten. Het exacte aantal dagen van die termijn staat in de gunningsbrief zelf vermeld en kan per procedure verschillen; raadpleeg voor de precieze termijn altijd de aanbestedingsstukken of de Aanbestedingswet, en bij twijfel een jurist.
Binnen die standstill-termijn kan een afgewezen inschrijver een kort geding aanspannen. Gebeurt dat, dan schuift de daadwerkelijke start van de opdracht verder op totdat er een uitspraak ligt. Voor de winnende partij betekent dit dat "gewonnen" en "definitief gegund" twee verschillende momenten zijn: de gunningsbeslissing is een voornemen, de opdracht start pas na het verstrijken van de standstill-termijn zonder bezwaar.
Waar de doorlooptijd in de praktijk op stukloopt
De meest voorkomende vertraging ontstaat niet bij de standstill-termijn zelf, maar ervoor. Onvolledige inschrijvingen die eerst hersteld moeten worden binnen een geboden hersteltermijn, onduidelijkheden die pas via een nadere vraag worden opgehelderd, of een beoordelingscommissie die meer tijd nodig heeft dan gepland: dat zijn de momenten waarop een verwachte gunningsdatum verschuift. Ook een groot aantal inschrijvingen op één opdracht drukt de snelheid, simpelweg omdat elke inschrijving afzonderlijk en zorgvuldig beoordeeld moet worden.
Een tweede knelpunt zit bij de start na gunning. Ook als de standstill-termijn zonder bezwaar verloopt, moet er vaak nog een overeenkomst worden opgesteld en ondertekend, en soms een opstartoverleg worden gepland voordat het werk feitelijk begint. Reken die stap mee als u intern een planning maakt voor personeel, onderaannemers of materieel.
Wat u zelf kunt doen om niet verrast te worden
Omdat de beoordelingsperiode zelf geen vaste lengte kent, is de meest praktische stap: de indicatieve data uit de aanbestedingsstukken serieus nemen als richting, maar er geen harde toezeggingen aan personeel of leveranciers op baseren totdat de standstill-termijn is verstreken. Een tweede stap is intern bijhouden welke documenten een geldigheidstermijn hebben, zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden of uittreksels, zodat een langere doorlooptijd niet alsnog leidt tot een verlopen bewijsstuk op het moment van definitieve gunning. Een documentkluis met geldigheidsbewaking helpt daarbij, net als een vast overzicht van welke stukken bij welke inschrijving zijn gebruikt.
Meer over wat er precies gebeurt tussen de gunningsbeslissing en het sluiten van de overeenkomst, en over wat u kunt doen als u niet heeft gewonnen, leest u in de kennisbank met uitleg per fase van het traject. Vragen over specifieke situaties, zoals een langlopende beoordeling bij een raamovereenkomst, staan gebundeld in de veelgestelde vragen over het hele traject.
Kort samengevat
De tijd tussen inschrijven en weten of u heeft gewonnen bestaat uit een beoordelingsperiode zonder vaste lengte en een standstill-termijn met een wettelijk vastgelegde duur die in de gunningsbrief staat. Vertraging ontstaat meestal vóór de gunningsbeslissing, niet erna. Wilt u voordat u tijd in een inschrijving steekt eerst weten of de opdracht qua eisen en planning bij uw bedrijf past, dan geeft de uitleg over hoe firmai.eu de leidraad uitleest een beeld van wat u aan informatie krijgt voordat u begint. De gratis tender-check blijft daarbij het startpunt: leidraad erin, eisenlijst en een eerlijke inschatting eruit, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.