Kort antwoord
eHerkenning aanvragen is niet iets wat u op de ochtend van de sluitingsdatum nog even regelt. De doorlooptijd hangt af van het niveau dat u nodig heeft en van de leverancier die u kiest, maar reken niet op dezelfde dag klaar. Een lager betrouwbaarheidsniveau is meestal sneller geregeld dan een hoger niveau, omdat daar een identiteitscontrole bij komt kijken die tijd kost. De leverancier van het middel geeft de actuele doorlooptijd aan op het moment van aanvragen; die verschilt per aanbieder en kan ook wijzigen.
Wat voor uw aanbesteding vaststaat, is dat TenderNed een bepaald niveau eHerkenning eist voordat u kunt inschrijven. Heeft u dat middel nog niet, dan is de aanvraag de eerste stap die op de planning moet, lang voordat u aan het plan van aanpak begint. Wie dit laat liggen tot de week van de deadline, loopt het risico dat de inschrijving niet op tijd klaar is, niet omdat de inhoud niet af is, maar omdat de toegang niet geregeld is.
Waar de tijd in gaat zitten
Een aanvraag voor eHerkenning bestaat uit een aantal stappen die niet allemaal in uw eigen hand liggen. U vult bedrijfsgegevens in, koppelt een KvK-inschrijving, en afhankelijk van het niveau moet er een identiteitscontrole plaatsvinden van degene die het middel gaat gebruiken. Bij de hogere niveaus gebeurt die controle soms via een video-identificatie of een fysieke afspraak, en dat is meestal de stap die het langst duurt, simpelweg omdat er een moment gepland moet worden dat bij twee agenda's past.
Daarna moet de leverancier de aanvraag nog verwerken en activeren. Ook dat verschilt per aanbieder: de ene verwerkt binnen enkele werkdagen, de andere kan langer nodig hebben bij drukte. Een aanbesteding waarbij meerdere medewerkers moeten kunnen inloggen, bijvoorbeeld omdat de directeur tekent maar de kantoormanager indient, vraagt in de praktijk om meerdere middelen of machtigingen, en dat telt op.
Wat de meeste vertraging veroorzaakt
In de praktijk loopt een aanvraag niet vast op het systeem van TenderNed, maar op de stappen eromheen. De KvK-gegevens kloppen niet helemaal, de gevolmachtigde die moet tekenen zit die week niet op kantoor, of het bedrijf ontdekt pas bij het inloggen dat het bestaande middel een lager niveau heeft dan de aanbesteding vraagt. Dat laatste is een veelgemaakte misser: een bedrijf heeft al jaren eHerkenning voor de Belastingdienst, maar dat niveau is niet automatisch voldoende voor TenderNed.
Een tweede bron van vertraging is de machtiging. Niet de persoon die het middel aanvraagt hoeft degene te zijn die straks indient, en andersom moet degene die indient wel gemachtigd zijn namens de onderneming te handelen. Die machtiging apart regelen kost weer een paar dagen, en wordt vaak vergeten tot het moment dat TenderNed er bij het indienen om vraagt.
Wanneer u moet beginnen
Omdat de doorlooptijd grotendeels buiten uw eigen tempo ligt, is de enige betrouwbare vuistregel: regel het ruim voordat de aanbesteding actueel is, niet pas op het moment dat u een leidraad voor u heeft liggen. Bedrijven die regelmatig inschrijven, houden het middel gewoon actief staan, inclusief de juiste niveaus en machtigingen, zodat eHerkenning nooit de reden is waarom een inschrijving niet op tijd binnenkomt. Bedrijven die voor het eerst meedoen, doen er goed aan dit los te koppelen van de inhoudelijke voorbereiding en er een aparte actie van te maken, met een eigen moment waarop ze controleren of het middel daadwerkelijk werkt.
Die controle is niet overbodig: een middel dat is aangevraagd, is niet automatisch een middel dat werkt op het juiste platform en niveau. Een testlogin, ruim voor de deadline, voorkomt dat u op de dag zelf ontdekt dat er nog iets mist.
Wat u er zelf aan kunt doen
Het enige dat u zelf echt kunt versnellen, is op tijd beginnen en de juiste gegevens meteen compleet aanleveren: kloppende KvK-gegevens, de juiste persoon voor de identiteitscontrole, en duidelijkheid over wie straks daadwerkelijk indient. De rest van de doorlooptijd ligt bij de leverancier en bij TenderNed zelf, en daar kunt u weinig aan veranderen behalve ruim vooraf plannen.
Wilt u weten of een concrete aanbesteding voor uw bedrijf toegankelijk is, en wat er verder nog geregeld moet worden voordat u kunt indienen? Met een paar vragen over de leidraad beantwoorden krijgt u gratis en zonder account een eerlijke indicatie, inclusief de knock-outs die eerst langs u gaan. Wie breder wil lezen over wat er allemaal bij een inschrijving komt kijken, vindt dat terug in de kennisbank met onderwerpen per situatie. En als u wilt zien hoe firmai.eu de informatie samenstelt voordat die bij u terechtkomt, staat dat uitgelegd op de pagina over hoe het werkt. Zodra het bedrijfsprofiel en de documentenkluis eenmaal zijn ingericht, is een volgende aanbesteding sneller te beoordelen; dat regelt u via een zakelijk account aanmaken.
Een laatste nuchtere opmerking: eHerkenning op orde hebben is een voorwaarde om te kunnen indienen, geen garantie voor gunning. Dat laatste hangt af van de eisen in de leidraad en van de andere inschrijvers, niet van hoe snel uw inlogmiddel actief was.