Hoe lang duurt het aanvragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden?
Er is geen vaste, voor iedereen gelijke termijn. Justis behandelt de aanvraag voor een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) op basis van een screening van de onderneming en de daarbij betrokken personen, en de duur daarvan hangt af van hoeveel onderzoek daarvoor nodig is. Een aanvraag zonder bijzonderheden loopt over het algemeen sneller dan een aanvraag waarbij Justis aanvullende informatie moet opvragen, bijvoorbeeld bij justitiële gegevens van bestuurders of bij wisselingen in de bedrijfsstructuur.
Het gevolg voor uw planning is simpel: een GVA is niet iets dat u in de laatste week voor de inschrijftermijn nog even regelt. Aanbestedende diensten vragen de verklaring op als bewijsstuk bij de uitsluitingsgronden, en een inschrijving zonder geldige GVA op het moment dat die wordt opgevraagd, kan tot afwijzing leiden. Wie weet dat er dit jaar op aanbestedingen wordt ingeschreven, doet er verstandig aan de aanvraag ruim voor de eerste concrete kans te starten, niet pas zodra een leidraad is gepubliceerd.
Waar de aanvraag in de praktijk vertraging oploopt
De meest voorkomende vertraging zit niet bij Justis zelf, maar bij de aanvraag die onvolledig binnenkomt. Ontbrekende identiteitsgegevens van bestuurders, een verkeerd KvK-nummer, of onduidelijkheid over wie namens de onderneming de aanvraag doet, leiden tot een verzoek om aanvulling. Elke ronde van aanvullen kost tijd, en die tijd komt bovenop de eigenlijke beoordeling.
Een tweede bron van vertraging is de bedrijfsstructuur zelf. Bij een holding met meerdere werkmaatschappijen, bij recente bestuurswisselingen, of bij een onderneming die relatief kort geleden is opgericht, moet Justis soms breder kijken dan bij een stabiele eenmanszaak of BV met een ongewijzigd bestuur. Dat is geen waardeoordeel over de onderneming, het is een gevolg van de manier waarop de screening is ingericht.
Een derde punt is minder zichtbaar maar wel relevant: de GVA is aan een geldigheidsduur gebonden. Wie de verklaring te vroeg aanvraagt met het oog op een aanbesteding die pas later wordt gepubliceerd, loopt het risico dat het document is verlopen op het moment dat het daadwerkelijk moet worden ingediend. Dat vraagt om een inschatting van de planning van de aanbesteding, niet alleen van de doorlooptijd van de aanvraag.
Wanneer u zonder GVA verder kunt en wanneer niet
Niet elke aanbesteding vraagt op voorhand om een GVA als bijlage bij de inschrijving. Vaak wordt in eerste instantie het Uniform Europees Aanbestedingsdocument ingevuld, en pas bij de partij die voor gunning in aanmerking komt, wordt om de bewijsstukken gevraagd, waaronder de GVA. Dat geeft in theorie wat lucht, maar het betekent ook dat de vraag ineens en met een korte reactietermijn kan komen. Wie op dat moment nog moet beginnen met de aanvraag bij Justis, loopt een reëel risico dat de termijn niet wordt gehaald.
De leidraad van de aanbesteding zelf is de plek waar dit precies staat: welk bewijsstuk wordt gevraagd, op welk moment in de procedure, en met welke reactietermijn. Die eisen lopen per aanbesteding uiteen, en het is aan te raden ze te lezen voordat u met de rest van het dossier begint. Een leidraad gratis laten uitlezen op de eisenlijst geeft in een paar minuten helderheid over wat er precies wordt gevraagd en wanneer.
Zelf plannen in plaats van achteraf haasten
De praktische conclusie is dat de doorlooptijd van de GVA-aanvraag vooral een planningsvraagstuk is. Bedrijven die regelmatig inschrijven, doen er goed aan de verklaring niet per aanbesteding opnieuw te regelen, maar de geldigheid ervan structureel te bewaken, samen met de andere bewijsstukken die bij een inschrijving horen. Zo voorkomt u dat een op zich gezonde inschrijving alsnog vastloopt op een document dat net is verlopen of nog niet binnen is.
In firmai.eu is daarvoor een documentkluis opgenomen die de geldigheid van dit soort stukken bijhoudt, zodat u niet bij elke aanbesteding opnieuw hoeft uit te zoeken wanneer wat moet worden vernieuwd. Meer over hoe dat precies werkt, en wat firmai.eu wel en niet voor u regelt, leest u op de pagina over hoe het platform werkt. Wie twijfelt of de GVA-eis überhaupt op de eigen situatie van toepassing is, vindt achtergrond in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Voor de aanvraag zelf, de precieze voorwaarden en de actuele stand van zaken blijft Justis de aangewezen bron; zij bepalen de behandeling van een individuele aanvraag, niet firmai.eu. Bij twijfel over uw specifieke situatie is het verstandig contact op te nemen met Justis of met een adviseur die de aanvraag kent.
Wilt u eerst weten of een concrete aanbesteding voor uw bedrijf haalbaar is voordat u tijd steekt in de GVA-aanvraag en de rest van het dossier? Doe de gratis tender-check, of blader door de kennisbank voor de onderwerpen die op dit moment voor u spelen.