Er is geen vast antwoord, wel een vaste opbouw
Hoeveel tijd er zit tussen de publicatie van een aanbesteding en het moment dat u weet of u de opdracht heeft, verschilt per traject. Een onderhandse of meervoudig onderhandse procedure kan binnen enkele weken zijn afgerond. Een openbare Europese aanbesteding met een uitgebreide leidraad, een of meer nota's van inlichtingen en een zorgvuldige beoordeling van alle inschrijvingen loopt vaak over meerdere maanden. De exacte minimumtermijnen tussen publicatie en sluitingsdatum staan in de aanbestedingswet en, concreter voor uw geval, in de leidraad zelf: daar hoort u nooit op te gokken.
Wat wel voor elk traject geldt: de doorlooptijd bestaat uit een aantal losse fases, en elke fase heeft zijn eigen risico op vertraging. Wie dat onderscheid kent, plant realistischer en komt minder vaak in de laatste dagen voor de deadline in de problemen.
Vier fases, vier verschillende klokken
De eerste fase loopt van publicatie tot de sluitingsdatum van de inschrijving. Deze termijn ligt vooraf vast en staat in de aankondiging en de leidraad. Binnen deze fase valt ook de ronde van vragen en antwoorden, de nota van inlichtingen, die de aanbestedende dienst een aantal keer kan herhalen. Elke extra ronde kost tijd, en een deadline kan naar aanleiding daarvan verschuiven — meestal naar achteren, zelden naar voren.
De tweede fase is de beoordeling na sluiting. Hier heeft de aanbestedende dienst geen wettelijke maximumtermijn; hoe lang dit duurt, hangt af van de complexiteit van de opdracht, het aantal inschrijvingen en de interne capaciteit van de organisatie die beoordeelt. Een paar weken is normaal, langer komt regelmatig voor.
De derde fase begint met de gunningsbeslissing en de standstill-termijn die daarna volgt, de periode waarin afgewezen inschrijvers de beslissing kunnen laten toetsen voordat het contract wordt ondertekend. De opbouw en duur van die termijn komen uitgebreid aan de orde in een ander artikel op firmai.eu, dus die herhalen we hier niet.
De vierde fase is de periode tussen het einde van de standstill en de daadwerkelijke ondertekening en start van de opdracht. Ook die kan, afhankelijk van de organisatie, nog enkele weken duren.
Waar de tijd in de praktijk verloren gaat
De meeste vertraging ontstaat niet bij de aanbestedende dienst, maar bij de inschrijver zelf, in de eerste fase. Bedrijven onderschatten hoeveel tijd het kost om de leidraad goed te lezen, de eisenlijst eruit te halen en te bepalen welke knock-outs echt van toepassing zijn. Wie dat pas in de laatste week doet, ontdekt vaak te laat dat een referentieproject niet aan de eisen voldoet of dat een bewijsstuk in de documentkluis verlopen is. Een gratis en snelle manier om dat vroeg in beeld te krijgen is de leidraad laten uitlezen op de belangrijkste eisen, nog voordat u besluit tijd in de inschrijving te steken.
Een tweede bron van vertraging is de nota van inlichtingen. Wie zijn vragen laat liggen tot de laatste indieningsdatum voor vragen, loopt het risico dat het antwoord er niet meer op tijd is voor de sluitingsdatum van de inschrijving zelf. En een derde bron is het schrijfwerk: het plan van aanpak en de bijbehorende formulieren kosten meer tijd dan de meeste directeuren en kantoormanagers vooraf inschatten, zeker als referentieprojecten en kerncijfers nog niet overzichtelijk klaarliggen.
Wat een realistische planning scheelt
De belangrijkste tijdwinst zit niet in harder werken tegen de deadline, maar in eerder starten met de onderdelen die toch al vastliggen. Een bedrijfsprofiel met referentieprojecten, kerncijfers en kwaliteitsteksten dat al is ingevuld voordat de eerste aanbesteding zich aandient, scheelt bij elke volgende inschrijving dagen. Hoe dat in de praktijk werkt, staat beschreven op de pagina die laat zien hoe firmai.eu de leidraad en het profiel samenbrengt. Ook de documentkluis met geldigheidsbewaking helpt: een Gedragsverklaring Aanbesteden of een uittreksel dat net is verlopen, is een van de meest voorkomende oorzaken van vertraging in de laatste dagen voor de sluitingsdatum.
Voor bredere vragen over wat er allemaal in een inschrijving zit en in welke volgorde, is de kennisbank met onderwerpen per situatie een logisch vervolg.
Na de gunning loopt de klok nog even door
Zelfs na de gunningsbeslissing is de aanbesteding niet meteen afgerond. De standstill-termijn moet aflopen, en pas daarna volgt de ondertekening. Bedrijven die daar rekening mee houden in hun eigen planning — bijvoorbeeld bij het inplannen van personeel of materieel voor de opdracht — voorkomen dat ze te vroeg toezeggingen doen aan derden. Voor de meest gestelde vragen over dit soort tussenstappen is de pagina veelgestelde vragen over het hele traject een handig overzicht.
Wilt u weten hoeveel tijd uw eigen aanbesteding realistisch vraagt? Doe de gratis tender-check: leidraad erin, eisenlijst en een eerlijke inschatting eruit, zonder dat u er een account voor nodig heeft.