Waar de vraag vandaan komt
Een leidraad vraagt regelmatig om een bewijs van verzekering, meestal een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerd bedrag per gebeurtenis of per jaar. Deze eis geldt voor u als de aanbestedende dienst haar heeft opgenomen bij de geschiktheidseisen, niet als algemene wettelijke verplichting. Met andere woorden: het staat er, of het staat er niet, en dat verschilt per opdracht en per opdrachtgever.
Of de eis daadwerkelijk relevant is voor uw inschrijving, hangt af van drie dingen: staat de eis in de leidraad als knock-out, is het gevraagde dekkingsbedrag haalbaar voor uw huidige polis, en moet u het bewijs al bij inschrijving aanleveren of pas bij gunning. Die drie punten samen bepalen of dit voor u een non-issue is of een actiepunt.
Waarom het een knock-out kan zijn
Anders dan de gunningscriteria, waarop wordt gescoord, is een verzekeringseis meestal een geschiktheidseis: u voldoet eraan of u voldoet er niet. Voldoet u er niet, dan telt de rest van uw inschrijving niet mee, hoe goed uw plan van aanpak of uw prijs ook is. Het verschil tussen een geschiktheidseis en een gunningscriterium is precies dit mechanisme, en het is de reden dat een aanbestedende dienst dit soort eisen vooraf duidelijk moet opnemen in de leidraad.
De eis wordt vaak zo geformuleerd dat u bij inschrijving alleen verklaart dat u de verzekering heeft of bereid bent die af te sluiten bij gunning. Het echte bewijsstuk, een polisblad of een verklaring van de verzekeraar, wordt dan pas gevraagd aan de partij die de opdracht wint. Dat scheelt u administratie bij het indienen zelf, maar de verplichting om het na te kunnen leveren blijft staan.
Hoe u nagaat of het u raakt
De leidraad noemt doorgaans een minimumbedrag per gebeurtenis en soms een maximum per jaar. Ligt uw huidige dekking daaronder, dan zijn er meestal twee routes: u vraagt bij uw verzekeraar een tijdelijke ophoging voor de duur van het project, of u onderzoekt of de opdracht zich leent voor een combinatie met een andere partij die wel aan de eis voldoet. Bij het laatste komt ook de vraag om de hoek kijken of u zich mag beroepen op de bekwaamheid van een derde, iets dat in de meeste procedures is toegestaan maar wel apart moet worden onderbouwd.
Het is verstandig om deze eis niet pas te lezen op de dag van indienen. Vraag bij twijfel bij uw verzekeraar na wat een tijdelijke aanpassing kost en hoe snel dat geregeld kan zijn, want dat bepaalt of u de eis op tijd rond krijgt. Bent u niet zeker of een geformuleerde eis in uw geval een knock-out is of een gunningscriterium, dan is dat precies het soort onderscheid dat de eisenlijst van een leidraad zichtbaar maakt voordat er iets wordt ingevuld.
Wat u er verder mee kunt
Als de eis wel geldt en u kunt er niet aan voldoen, is de nuchtere conclusie soms dat inschrijven op deze opdracht geen zin heeft. Dat is geen verlies, het scheelt u werk aan een dossier dat toch wordt afgewezen. Andersom geldt: een verzekeringseis die op het eerste gezicht streng lijkt, blijkt bij navraag vaak met een kleine aanpassing van de polis op te lossen.
Wilt u snel weten of een concrete leidraad zo'n eis bevat en of die voor uw bedrijf haalbaar is, dan helpt de gratis check waarmee u een leidraad instuurt om de eisenlijst er meteen uit te halen. Voor een breder overzicht van hoe geschiktheidseisen, gunningscriteria en knock-outs zich tot elkaar verhouden, is de kennisbank met uitleg per onderwerp een goed startpunt.
Als blijkt dat u wel aan de eis voldoet maar niet precies weet hoe u dat aantoont in het UEA of in een apart bewijsstuk, dan is dat exact het soort werk dat een ingericht bedrijfsprofiel u bespaart: eenmaal vastgelegd, telkens automatisch meegenomen. Meer over hoe dat proces in elkaar zit, leest u via de pagina die stap voor stap laat zien hoe firmai.eu de leidraad verwerkt.
Heeft u een concrete leidraad met een verzekeringseis waar u niet goed uit komt, doe dan de gratis tender-check of blader door de kennisbank om te zien of dit voor uw bedrijf een aandachtspunt is of niet.