Geldt de aanbestedingsplicht ook voor mijn bedrijf?
De aanbestedingsplicht geldt niet voor bedrijven, maar voor de inkopende overheid of het overheidslichaam. Zij is verplicht om een opdracht boven een bepaald bedrag openbaar aan te besteden, zodat elk bedrijf dat kan en wil meedingen. Of die plicht in een concreet geval van toepassing is, hangt af van drie dingen: wie de opdracht geeft, wat voor soort opdracht het is, en welk bedrag ermee gemoeid is.
Als ondernemer merkt u die plicht meestal pas als de opdracht al is aangekondigd: op een platform, met een leidraad en een inschrijftermijn. Ligt er nog geen leidraad, dan is de vraag "geldt dit voor mij" op dit moment vooral academisch. Zodra er wel een leidraad ligt, is de eerste stap niet uitzoeken of de aanbestedingsplicht gold, maar lezen wat er precies wordt gevraagd. Daar helpt de gratis tender-check die de leidraad voor u uitleest bij, zonder dat u er een account voor nodig heeft.
Wie moet er eigenlijk aanbesteden
De aanbestedingsplicht rust op aanbestedende diensten: gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries, en instellingen die met publiek geld werken en onder overheidsinvloed staan, zoals veel woningcorporaties, ziekenhuizen en onderwijsinstellingen. Een zuiver privaat bedrijf dat u een offerte vraagt, valt daar niet onder, ook niet als het een grote opdracht is. Twijfelt u of een opdrachtgever als aanbestedende dienst geldt, dan staat dat meestal terug te vinden in de leidraad zelf, onder het kopje over de aanbestedende dienst.
Drempelbedragen bepalen de route, niet of er moet worden ingekocht
Elke aanbestedende dienst koopt in, elke dag. De vraag is alleen via welke route dat moet: onderhands bij één partij, meervoudig onderhands bij een paar partijen, of openbaar Europees aanbesteed. Die route hangt af van een drempelbedrag, en dat bedrag verschilt per type opdracht: werken, leveringen en diensten kennen elk hun eigen drempel, en die drempels worden periodiek herzien. Noem hier geen vast bedrag als leidraad; de actuele drempels staan in de officiële regelgeving en worden ook door de aanbestedende dienst zelf toegepast. Onder de drempel bepaalt de opdrachtgever grotendeels zelf hoe hij inkoopt, vaak met een eigen inkoopbeleid. Boven de drempel gelden de Europese aanbestedingsregels, met een openbare aankondiging, een vaste procedure en gelijke kansen voor iedere inschrijver.
Voor u als ondernemer betekent dit dat de aanbestedingsplicht u vooral raakt zodra een opdracht ver genoeg boven die drempel zit om Europees te worden gepubliceerd. Onder de drempel loopt het vaker via een uitnodiging, een offerteaanvraag of een kleinere procedure die u soms niet eens als "aanbesteding" herkent, terwijl er wel degelijk spelregels gelden.
Uitgenodigd worden is iets anders dan de plicht zelf
Bij een onderhands of meervoudig onderhands traject kiest de aanbestedende dienst zelf met wie zij in gesprek gaat. Wordt u niet uitgenodigd, dan is er voor u simpelweg niets om op in te schrijven, en heeft nabellen of alsnog een offerte sturen meestal geen zin: de procedure is dan al gesloten voor nieuwe partijen. Wordt u wel uitgenodigd, dan gelden vaak dezelfde zorgvuldigheidseisen als bij een grotere aanbesteding, alleen lichter: een geschiktheidstoets, soms een verkorte eisenlijst, en gunning op prijs of op een combinatie van prijs en kwaliteit. Het verschil tussen die geschiktheidseisen en de uiteindelijke gunningscriteria leest u terug in de kennisbank met uitleg per onderdeel van een aanbesteding.
Wat u met een concrete leidraad in handen moet doen
De enige manier om met zekerheid te zeggen of een opdracht onder de aanbestedingsplicht valt en wat dat voor uw inschrijving betekent, is de leidraad zelf lezen: daar staat de procedure benoemd, het geraamde bedrag of de reden waarom dat niet gepubliceerd wordt, en de eisen waaraan u moet voldoen. Vermoedens over drempelbedragen zijn een startpunt, geen antwoord. Bent u niet zeker of iets een knock-outeis, een geschiktheidseis of gewoon een wens is, dan is dat precies waar een eerste, kosteloze check bij helpt voordat u tijd in een dossier steekt.
Twijfelt u of samenwerken met een ander bedrijf, of juist als onderaannemer intekenen, voor uw situatie verstandiger is dan alleen inschrijven? Dat hangt sterk af van de referenties en omzeteisen in de specifieke leidraad, en dat leest u het beste na met iemand die de aanbestedingsstukken kent. Meer over hoe firmai.eu de uitgelezen eisen aan u voorlegt ter bevestiging, voordat er iets wordt ingevuld, staat op de pagina die uitlegt hoe het platform werkt.
Heeft u een leidraad op uw bureau liggen en wilt u in een halfuur weten of meedoen zinvol is? Laad hem in bij de gratis tender-check, of blader eerst rustig door de meest gestelde vragen over meedoen aan aanbestedingen om te zien of uw situatie daar al bij staat.